Wartungssoftware für Bildungseinrichtungen

Eine Wartungssoftware und allgemeine Dienstleistungen ermöglichen Facility Managern, alle Benutzeranfragen, technische Wartung und rechtliche Verpflichtungen zu verfolgen, die in der Verantwortung eines Facility Managers liegen.Demo buchen

Sobald eine Schulgruppe oder Institution mehr als 200 Schüler hat oder über spezielle Infrastruktur verfügt (Cafeteria, Wohnheim, Werkstatt), wird es notwendig, alle Wartungs- und Serviceaufgaben zu strukturieren. Im privaten Sektor wird CMMS-Software verwendet, um Wartungsmaßnahmen zu zentralisieren. Im weiteren Sinne muss eine Bildungseinrichtung neben der Wartung auch Logistik, Verpflegung, Sportgeräte-Wartung und Überwachung von Dienstleistern, Prüfstellen, sowie Interaktionen mit der Aufsichtsbehörde für größere Arbeiten, Personalunterkünfte oder Sicherheitskommissionen handhaben.

In diesem Kontext ermöglicht eine

Die häufigsten Probleme der allgemeinen Dienste in Bildungseinrichtungen

Serviceanforderer wissen nicht, an wen sie sich wenden sollen

Zu wissen, an wen man sich wenden soll, kann manchmal wie ein Hindernislauf erscheinen, von Büro zu Büro, bis man die richtige Person findet. Menschen, die einen Service wie Wartung anfordern möchten, geben schnell auf, weil sie nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen. Wartungsteams werden zu jeder Zeit angefragt, und es wird unmöglich, Arbeiten zu priorisieren.

Mangelnde Transparenz bei der Arbeit von Dienstleistern und Diskrepanz zwischen Vertrag und Leistung

Ein Vertrag zwischen einem Unternehmen und einer Einrichtung sieht eine bestimmte Anzahl von Besuchen pro Jahr vor, je nach durchzuführender Wartung oder Inspektionen für das Asset-Management. Zum Beispiel wird ein Heizungstechniker eine Intervention pro Monat durchführen müssen. Ein Sicherheitsunternehmen wird zweimal im Jahr kommen, um Brandschutzsysteme zu überprüfen.

Der Vertrag gibt die Theorie vor, aber die Praxis sieht manchmal anders aus mit selteneren Besuchen oder sogar Versäumnissen und nicht durchgeführten Interventionen oder verlorenen Dokumenten. Dies kann im Brandfall oder bei Gebäudeproblemen zu ernsten Wartungs- oder Haftungsproblemen führen.

Sie haben Fluktuation und Informationsmangel bei Mitarbeiterabwesenheit

Die Personalbeschaffung ist im Wartungs- und Servicebereich angesichts der Arbeitsmöglichkeiten und Gehälter schwierig. Im Jahr 2024 liegt der Facility-Management-Sektor auf Platz 5 der Berufe mit den größten Rekrutierungsproblemen. Ganz zu schweigen von Küchen und Verpflegung, die ebenfalls ein Kopfzerbrechen für Facility Manager sind.

In diesem Kontext ständiger Veränderungen bei Mitarbeitern und Technikern wird es entscheidend, einen Rahmen für das Workload-Management, Interaktionsmodi und die Automatisierung von Berichten und Benachrichtigungen zu etablieren.

Mehrere PDF-, Papier-, E-Mail-, SMS-Schnittstellen ohne konsolidierte Ansicht oder Erinnerungen

Ein Facility Manager muss viele Aufgaben jonglieren, um zu folgen:

Anfragen von Lehrern, die mündlich, per E-Mail, Telefon oder SMS eingehen
Geplante Interventionen mit Dienstleistern, die per E-Mail, über Portale oder sogar unerwartet kommen, wenn der Anbieter auftaucht
Reservelisten, die in PDF-Berichten oder Kalenderausdrucken zusammengestellt und schwer zu nutzen sind

Die Anhäufung all dieser unstrukturierten Aufgaben wird sehr schwer zu verfolgen. Die Sichtbarkeit ist nicht konsolidiert. Es ist unmöglich, nach Schlüsselwörtern zu suchen. Generell gibt es keine Erinnerungen außer denen, die einzeln im Kalender erstellt werden.

Hohe Reisezeiten innerhalb der Einrichtung

Wenn ein Standort eine große Fläche, viele Stockwerke oder mehrere Gebäude hat, kann das Reisen einen erheblichen Teil des Tages eines Technikers oder Teamleiters in Anspruch nehmen. Die verlorene Zeit für Hin- und Rückwege zu ihrem Büro, um ein Dokument einzusehen oder für Kollegen erreichbar zu sein, ist erheblich.

Eine mobile Anwendung auf dem Smartphone (oder Tablet) hilft, diesem Zeitverlust entgegenzuwirken. Nützliche Informationen für die Durchführung einer Intervention sind zentralisiert und leicht auf dem Telefon verfügbar. Ein Techniker kann direkt den Kontakt zur anfragenden Person haben, Details mit Fotos, Kommentare und sogar mit dem Anforderer interagieren, wenn Klärungsbedarf besteht.

Mangelndes Feedback

Ist meine Firma gekommen, um die Arbeit zu erledigen? Habe ich noch Vorbehalte nach dem Besuch meiner Prüfstelle zu klären? Wurde die Anfrage des Direktors von letzter Woche bearbeitet?

Das sind Fragen, die aufkommen und Sie stressen können, wenn es möglich ist, Aktionen effizient zu verfolgen und besonders Feedback zu erhalten über das, was getan wurde (oder nicht).

Stressige Sicherheitskommissionen

Sicherheitskommissionen, die alle 2 bis 5 Jahre stattfinden, sind bei schlechter Vorbereitung sehr stressig. Dies äußert sich in einem Mangel an Informationen, um nachzuweisen, dass regelmäßige Kontrollen durchgeführt wurden. Papierarchive können auch schwer zu verfolgen sein, angesichts der Anzahl der durchzuführenden Kontrollen und der verschiedenen Formate, mit denen Dienstleister oder Mitarbeiter eingreifen.

Die Vorteile von Wartungs- und Servicessoftware für Bildungseinrichtungen

Ein globales Servicemenü für Wartung und Verwaltung

Es ist jetzt möglich, auf E-Mail oder Bereitschaftstelefon zu verzichten, indem man eine globale Anwendung hat, die zu einem einzigen Portal für die Anforderung von Sicherheits-, IT-, Logistik-, Möbel-, Reinigungsservices wird...

Benutzer durchlaufen ein Kategoriemenü, das die Anfrage direkt mit dem relevanten Service teilt.

Aufgabenplanung

Es ist möglich, Dienstleisterinterventionen zu antizipieren, indem alle im Vertrag zu erledigenden Aufgaben aufgelistet und geteilt werden. Die Einrichtung hat die gleiche Sichtbarkeit wie ein Kunde wie ihr Dienstleister. Ein Vertrag wird daher zu geplanten Interventionen für Asset- und Infrastrukturmanagement führen (zwischen 2 und 20 je nach Vertragsgröße).

Beispiel für Interventionsplanung

Für das Equipment-Management werden Aufgaben automatisch in regelmäßigen Abständen mit durchzuführenden Wartungsanweisungen erstellt. Informationen werden zwischen einem Facility Manager und seinem Dienstleister geteilt. Solange die Anfrage nicht als gelöst markiert ist mit einem Kommentar und möglicherweise einem Foto, weiß der Facility Manager, dass die Arbeit nicht erledigt wurde oder erforderliche Informationen nicht erstellt wurden.

Dienstleister können ihren eigenen Zugang mit Sichtbarkeit auf die Servicekategorie haben, die sie betrifft. Der Zugang wird nach Standorten und Servicekategorie gewährt.

Strukturierung des Arbeitsrahmens

Urbest bietet Facility Managern:

Einen klaren Prozess für Serviceanfragen und direktes Dispatching an die richtigen Teams.

Die Liste der wiederkehrenden Aktionen, die zu verfolgen sind, auch wenn der Manager im Urlaub, krankgeschrieben oder einfach weg ist.

Automatisierte Berichterstattung, um Manager zu alarmieren und sich anhäufende Arbeitslasten zu antizipieren und sicherzustellen, dass Aufgaben von einer Woche zur nächsten immer vorankommen.

Automatische Erinnerungen für wichtige Aufgaben.

Zusammenfassend reduziert eine Software, die Austausche strukturiert, das Risiko erheblich, kritische Mitarbeiter zu verlieren, die das gesamte operative Wissen im Kopf haben. Mit im Voraus vorbereiteten Prozessen und Aufgabenstrukturierung können Sie sicherstellen, dass neue Mitarbeiter sich schnell zurechtfinden und von ihren ersten Arbeitstagen an einsatzfähig sind.

Zentralisierung von Anfragen, geplanten Interventionen und Vorbehalten

Glücklicherweise ist digital hier, um durch die Zentralisierung von üblicherweise verstreuten Aufgaben Vereinfachung zu bringen. Vorbei sind die höhlenforscherischen Suchen in E-Mail-Postfächern, um ein PDF oder Excel zu finden. Es ist jetzt möglich, zu antizipieren und an einem Ort eine klare Übersicht über alles zu haben, was für Facility Management, Equipment Management und alle Benutzeranfragen erledigt werden muss.

Mobilität und Nutzung mobiler Anwendungen für die Wartung

Ein Agent oder Techniker mit einer mobilen Anwendung spart Zeit dank:

Schneller Zugriff in Sekunden auf Interventionsdetails (reduzierte Verbindungszeiten und Anzahl der Klicks).

Echtzeit-Benachrichtigungen, wenn eine Anfrage eingeht, mit der Möglichkeit, sofort einzugreifen, wenn sie in der Nähe ist (Reduzierung unnötiger Reisen).

Fotoaufnahme und zusammenfassende Kommentare schriftlich oder mit Sprachrekorder zur Beschleunigung von Interventionsberichten.

Am Ende spart Mobilität mit Anwendung zwischen 10% und 20% der Gesamtzeit, die für Interventionen aufgewendet wird. Der Prozentsatz variiert je nachdem, ob von einem völlig papier-/e-mailbasierten Prozess umgestellt wird oder ob bereits digitale Tools vorhanden waren (Google Sheet, alte Software).

Interventionsnachverfolgbarkeit

Eine kollaborative Wartungssoftware ermöglicht die Verfolgung des Arbeitsfortschritts nach Status. Sie können wählen, ob Sie benachrichtigt werden möchten oder nicht, wenn eine Aufgabe voranschreitet. Dies ermöglicht das Erhalten von Interventionsquittungen oder Servicevalidierung zur Bearbeitung der Rechnungszahlung.

Ein positiver Punkt einer kollaborativen Plattform ist, dass der Anforderer auch auf den Fortschritt zugreifen kann und sofort benachrichtigt wird, wenn seine Anfrage in Bearbeitung oder gelöst ist.

Mit dieser Arbeitsweise sind die Follow-up-E-Mails von Kollegen oder Stressphasen und Frustration vorbei, weil bestimmte Aufgaben sich über Wochen oder sogar Monate hingezogen haben.

Gut organisierte und leicht zugängliche digitale Informationen

Wenn Sie den Zugang zu einer kollaborativen Anwendung teilen können, die Ihre durchgeführten Überprüfungen und Aktionen verfolgt, sollte Ihre Sicherheitskommission ein Kinderspiel sein.

Jeder Ihrer Kontakte kann sich ansehen, was sie interessiert: Brandrisiko, Verfahren, Sportgeräte, Dienstleisterberichte... Hier ist ein Beispiel in einer Checkliste.

Zusätzlich zu diesen Überprüfungen können Sie nützliche Dokumente wie in einem EDM zur Einsicht anhängen. Als Bonus können Sie Anweisungen/Empfehlungen nach einer Kommission oder genehmigte Anbietervorschläge in Form von Aktionsplänen hinterlegen.

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Einsatz einer Instandhaltungssoftware

Die Einsatzmodalitäten erfolgen in der Regel in 2 Sitzungen, gefolgt von regelmäßigen Interaktionen zur Optimierung der technischen Verwaltung:

Definition des strategischen Umfangs und der Dienstleistungen

Eine erste Sitzung mit dem Verwaltungsteam, um die Anfragebearbeitungsprozesse zu verstehen. Diese Sitzung ermöglicht es, ein Kategorienmenü zu definieren und die Agenten oder Unternehmen zu identifizieren, die die Dienstleistungen bearbeiten werden.

Schulung der Hauptnutzer

Eine zweite Schulungssitzung für die verschiedenen Teams und technischen Agenten.

Kommunikation an die Nutzer

Der dritte Schritt besteht darin, die Kommunikation an die Nutzer, die Anfragen stellen werden, zu starten.

Kontinuierliche Verbesserung

Laufende Unterstützung und Betreuung während der gesamten Nutzung mit Kundenbindungskontrolle.

FAQ

Unterschied zwischen CMMS und Wartungssoftware?

CMMS steht für Computerized Maintenance Management System (Computergestütztes Wartungsmanagementsystem). Historisch waren CMMS alle auf Computern, aber seit 2015 sind CMMS auch auf mobilen Anwendungen mit Zugriff auf Smartphones oder Tablets verfügbar. Der Unterschied besteht jetzt in kollaborativen Plattformen für Wartung und Services, die einen breiteren Umfang als Wartung und Asset-Management abdecken, indem sie Logistik, Reinigung und Verpflegung einschließen.

Welche Integration und Interoperabilität mit einem CMMS?

Wartungssoftware für Bildungseinrichtungen kann sich auch in Benutzerverzeichnisse wie Educonnect oder ein lokales Behörden- oder private Institutionsverzeichnis integrieren. Diese Integrationen ermöglichen eine schnellere Benutzereinbindung, da keine Passwörter und sicheren Zugänge erstellt werden müssen. Bezüglich des Energieverbrauchs ist es möglich, sich mit Energiemanagement-Plattformen zu verbinden, die Warnungen direkt in das Aufgabenüberwachungs-Dashboard einspeisen. Schließlich haben moderne Tools wie Urbest APIs und können sich mit Immobilienverwaltungstools verbinden, um Wartungs- oder Asset-Management-Daten mit einer Immobiliendatenbank zu synchronisieren.

Wie organisiert man das Asset-Management einer Institution?

Asset-Management besteht aus der Überwachung von Geräten wie Heizkessel, Aufzüge, automatische Türen, Lüftung, Feuerlöscher, Hydranten... Asset-Management generiert daher zu verfolgende Interventionen, weil es entweder Herstellerempfehlungen zur Wartungshäufigkeit gibt oder gesetzliche Verpflichtungen, die eine regelmäßige Überwachung von Objekten erfordern.Nach der Inventarisierung der Geräte der Institution ist es notwendig, wiederkehrende Aufgaben aufzulisten, die mit jedem Asset verbunden sind. Hier zeigt eine kollaborative Anwendung für Wartung ihre Stärke bei der Zentralisierung und Vorbereitung zukünftiger Arbeitslasten. Einmal eingegeben, erscheinen geplante Aufgaben automatisch im Dashboard des Wartungsteams. Nach Abschluss verfügt die Institution über Archive, die sie leicht einsehen und mit anderen wie der lokalen Behörde oder einer Prüfstelle teilen kann.Wenn Sie nicht wissen, mit welchen geplanten Aufgaben Sie beginnen sollen, fragen Sie das Urbest-Team nach dem 100-Wartungsinterventionen-Modell.

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