Eğitim için Bakım Yazılımı

Bir bakım yazılımı ve genel hizmetler çözümü, tesis yöneticilerinin tüm kullanıcı taleplerini, teknik ekipman bakımını ve yasal gereklilikleri takip etmesine olanak tanır.Demoyu Planla

Bir okul grubu veya kurum 200 öğrenci sınırını aştığında ya da özel altyapıya sahipse (yemekhane, yurt, atölye), tüm bakım ve hizmet görevlerini yapılandırmak gerekir. Özel sektörde, CMMS yazılımı, bakım işlemlerini merkezi hale getirmek için kullanılır. Daha genel anlamda, bir eğitim kurumu yalnızca bakım değil, aynı zamanda lojistik, yemek hizmetleri, spor ekipmanlarının bakımı ve hizmet sağlayıcıların izlenmesi, denetleme kuruluşları gibi unsurları yönetmelidir. Ayrıca, büyük ölçekli projeler, çalışan konutları veya güvenlik komisyonları ile ilgili denetleyici otoriteyle etkileşimleri de hesaba katılmalıdır.

Bu bağlamda, bir

Eğitim Kurumlarında Genel Hizmetlerde En Sık Karşılaşılan Sorunlar

Hizmet talebinde bulunanlar kiminle iletişime geçeceklerini bilmiyor

Doğru kişiye ulaşmak için birçok yere başvurmak gerekebilir. Bakım gibi bir hizmet talep etmesi gereken kişiler, kime başvuracaklarını bilmediklerinden bu süreçten vazgeçebilir. Bakım ekipleri sürekli taleplerle karşı karşıya kalır ve işlerini önceliklendirmekte zorlanır.

Hizmet sağlayıcıların çalışmaları takip edilemiyor ve sözleşmeler ile sunulan hizmet arasında fark var

Bir kurum ile bir şirket arasında yapılan sözleşme, yıl boyunca belirli sayıda ziyaret öngörür. Örneğin, bir ısıtma teknisyeninin ayda bir müdahalede bulunması gerekebilir. Bir güvenlik şirketi ise yangın önleme sistemlerini yılda iki kez kontrol eder.

Sözleşmede belirtilen şartlar ile uygulamada gerçekleşenler farklı olabilir. Daha az ziyaret yapılabilir, bazı kontroller unutulabilir ya da raporlar kaybolabilir. Bu durum, bakım eksikliklerine veya güvenlik risklerine yol açabilir.

Yüksek iş gücü devri ve çalışanların yokluğunda bilgi eksikliği

Bakım ve hizmetler sektörü, iş olanaklarının çeşitliliği ve maaş seviyeleri nedeniyle eleman bulmakta zorlanmaktadır. 2024 yılı itibarıyla bina bakım sektörü, en fazla istihdam sorunu yaşayan beş sektörden biridir. Benzer şekilde, yemekhane ve gıda hizmetleri de yöneticiler için büyük bir zorluk oluşturmaktadır.

Bu sürekli değişen ortamda, iş yükü yönetimini, iletişim süreçlerini ve raporlama sistemlerini otomatikleştiren bir sistem kurmak kritik hale gelmiştir.

Birden fazla platform (PDF, kağıt, e-posta, SMS) kullanımı nedeniyle merkezi takip yapılamıyor

Bir tesis yöneticisi, aşağıdaki gibi farklı kanallar üzerinden gelen talepleri takip etmek zorundadır:

Öğretmenlerin sözlü, e-posta, telefon veya SMS yoluyla ilettiği talepler
E-posta, portallar veya doğrudan gelen hizmet sağlayıcı ziyaretleri
PDF raporlarında veya basılı takvimlerde yer alan rezervasyon listeleri

Bu düzensiz görevler yığılır ve takip edilmesi zor hale gelir. Merkezi bir görünüm oluşturulamaz, anahtar kelimeyle arama yapılamaz ve otomatik hatırlatmalar oluşturulmaz.

Bina içinde uzun mesafeli yürüyüş süreleri

Büyük alanlara, birden fazla kata veya çok sayıda binaya sahip tesislerde, bir teknisyenin ya da ekip liderinin ofise gidip gelmesi çok zaman kaybına yol açabilir.

Akıllı telefonlar (veya tabletler) için mobil bir uygulama, bu zaman kaybını azaltmaya yardımcı olur. Müdahale için gerekli tüm bilgiler telefon üzerinden anında erişilebilir hale gelir. Bir teknisyen, talepte bulunan kişinin iletişim bilgilerini, detayları, fotoğrafları, yorumları görebilir ve hızlıca iletişime geçebilir.

Takip eksikliği

Firma bakım hizmetini gerçekleştirdi mi? Denetim sonrası hala yapılması gereken işler var mı? Müdürün geçen hafta yaptığı talep yerine getirildi mi?

Bu gibi sorular, eğer bir takip sistemi yoksa ve yapılan işlemler hakkında geri bildirim alınmazsa, stres yaratabilir.

Denetim komisyonları büyük stres yaratıyor

2 ila 5 yılda bir gerçekleşen denetim komisyonları, yeterince hazırlıklı olunmadığında büyük stres kaynağı olabilir. Bakım kontrollerinin düzenli yapıldığını kanıtlayacak bilgilerin eksik olması, süreçleri zorlaştırır. Hizmet sağlayıcılar veya teknik ekipler tarafından farklı formatlarda kaydedilen denetim sonuçlarının takibi zor olabilir.

Eğitim İçin Bakım ve Hizmet Yazılımının Avantajları

Bakım ve yönetim için küresel bir hizmet menüsü

Artık güvenlik, BT, lojistik, mobilya, temizlik hizmetleri gibi hizmet talepleriniz için e-posta veya telefon yerine küresel bir uygulama kullanabilirsiniz.

Kullanıcılar, taleplerini otomatik olarak ilgili hizmete yönlendiren bir kategori menüsünden geçerler.

Görev planlaması

Hizmet sağlayıcıların müdahalelerini öngörerek, bir sözleşme kapsamında gerçekleştirilmesi gereken tüm görevleri listeleyip paylaşabilirsiniz. Kurum, müşteri ve hizmet sağlayıcıyla aynı görünürlüğe sahiptir. Bir sözleşme, varlık ve altyapı yönetimi için planlanan müdahaleler oluşturur (sözleşmenin büyüklüğüne bağlı olarak 2 ila 20 arasında değişebilir).

Müdahale planlama örneği

Ekipman yönetimi için görevler düzenli aralıklarla otomatik olarak oluşturulur ve bakım talimatlarını içerir. Bilgiler, tesis yöneticisi ve hizmet sağlayıcı arasında paylaşılır. Talep, bir yorum ve mümkünse bir fotoğraf ile 'çözüldü' olarak işaretlenmedikçe, yöneticiler işin tamamlanmadığını veya gerekli bilgilerin sağlanmadığını bilir.

Hizmet sağlayıcılar, yalnızca ilgili hizmet kategorilerini görebilecekleri kendi erişimlerine sahip olabilirler. Erişim, konumlar ve hizmet kategorilerine göre belirlenir.

Çalışma ortamının yapılandırılması

Urbest, tesis yöneticilerine şunları sunar:

Hizmet talepleri için net bir süreç ve doğrudan doğru ekiplere yönlendirme.

Yöneticinin tatilde, hasta veya yok olması durumunda bile takip edilmesi gereken periyodik işlemler listesi.

Yöneticilere haftalık görev ilerlemesini izleme ve iş yükünü önceden tahmin etme imkanı sağlayan otomatik raporlar.

Önemli görevler için otomatik hatırlatıcılar.

Sonuç olarak, etkileşimleri yapılandıran bir yazılım, operasyonel bilgileri sadece belirli kişilerin bilmesine bağlı olmaktan çıkarır. Görevlerin önceden yapılandırılması sayesinde yeni çalışanlar hızla adapte olup ilk günlerinden itibaren verimli olabilirler.

Taleplerin, planlanan müdahalelerin ve rezervasyonların merkezi yönetimi

Neyse ki, dijital teknoloji görevlerin dağılmasını önlemek için burada. Artık bir PDF veya Excel dosyasını e-posta kutularında saatlerce aramaya gerek yok. Varlık yönetimi, ekipman takibi ve kullanıcı talepleriyle ilgili tüm işlemleri tek bir yerden yönetebilirsiniz.

Bakım için mobil uygulama ve hareketlilik

Mobil bir uygulama kullanan bir görevli veya teknisyen şu avantajlara sahiptir:

Müdahale detaylarına saniyeler içinde hızlı erişim (daha az telefon görüşmesi ve tıklama).

Bir talep geldiğinde anlık bildirim alarak yakınlardaysa hemen müdahale edebilme (gereksiz yolculukları azaltma).

Müdahale raporlarını hızlandırmak için fotoğraf çekme ve sesli not veya yazılı kısa yorum ekleme.

Sonuç olarak, mobil uygulama kullanımı müdahale sürelerinde %10 ila %20 tasarruf sağlar. Tasarruf oranı, tamamen manuel bir süreçten dijital bir araca geçişe veya mevcut araçların (Google Sheets, eski yazılımlar) kullanımına bağlı olarak değişir.

Müdahalelerin izlenebilirliği

İş birliğine dayalı bir bakım yazılımı, işlerin durum bazında takip edilmesini sağlar. Bir görevin ilerleyişi hakkında bildirim almak isteyip istemediğinizi seçebilirsiniz. Bu, fatura ödemelerinin işlenmesi için hizmet onaylarını veya müdahale kanıtlarını almanıza olanak tanır.

İş birliği platformlarının en büyük avantajlarından biri de talep sahibinin de süreci takip edebilmesi ve talebinin ilerleme durumu hakkında anında bilgilendirilmesidir.

Bu sistem sayesinde, meslektaşlar arasında takip e-postalarına gerek kalmaz ve haftalar veya aylar sürebilen gecikmelerin neden olduğu stres ve hayal kırıklığı ortadan kalkar.

Dijital olarak düzenlenmiş ve kolay erişilebilir bilgiler

Denetimlerin ve gerçekleştirilen işlemlerin kaydını tutan bir uygulamaya erişim sağlayabilirseniz, güvenlik komisyonunuz çok daha kolay hale gelir.

Her bir paydaş, ilgisini çeken bilgilere erişebilir: yangın güvenliği, prosedürler, spor ekipmanları, hizmet sağlayıcı raporları... İşte bir kontrol listesi örneği.

Bu kontrollerin yanı sıra, bir belge yönetim sistemi (DMS) gibi faydalı belgeler de ekleyebilirsiniz. Ayrıca, komisyon toplantılarından sonra eklenmiş talimatlar veya onaylanmış önerileri de ekleyebilirsiniz.

Get started in less than 30 minutes

See features Demo rezerve et

Bakım yazılımının dağıtımı

Dağıtım genellikle 2 toplantı ile yapılır, ardından teknik yönetimi optimize etmek için düzenli etkileşimler izler:

Stratejik kapsam ve hizmetlerin tanımı

Talepleri işleme süreçlerini anlamak için yönetim ekibi ile ilk oturum. Bu toplantı, bir kategori menüsü tanımlamaya ve hizmetleri işleyecek ajanları veya şirketleri belirlemeye olanak tanır.

Ana kullanıcıların eğitimi

Farklı ekipler ve teknisyenler için ikinci bir eğitim oturumu.

Kullanıcılara iletişim

Üçüncü aşama, talepleri yapacak kullanıcılara iletişim başlatmaktır.

Sürekli iyileştirme

Kullanım süresi boyunca sürekli destek ve müşteri katılımının izlenmesi.

SSS

CMMS ile bakım yazılımı arasındaki fark nedir?

CMMS, Bilgisayarlı Bakım Yönetim Sistemi (Computerized Maintenance Management System) anlamına gelir. CMMS yazılımları başlangıçta yalnızca bilgisayarlarda bulunuyordu, ancak 2015 yılından itibaren akıllı telefonlar ve tabletlerle mobil erişim sağlanmıştır. Günümüzde bakım ve hizmet süreçlerini kapsayan iş birliği platformları, yalnızca bakım ve varlık yönetimini değil, aynı zamanda lojistik, temizlik ve yemek hizmetleri gibi daha geniş bir alanı kapsıyor.

CMMS ile hangi entegrasyonlar ve birlikte çalışabilirlik seçenekleri mevcuttur?

Eğitim için bakım yazılımı, Educonnect gibi kullanıcı dizinleriyle veya özel/kamu kurumlarının dizinleriyle entegre edilebilir. Bu entegrasyonlar, kullanıcıların ek şifre oluşturmadan güvenli erişim elde etmesini sağlar. Enerji tüketimi yönetimi açısından, enerji yönetim platformlarıyla bağlantı kurarak doğrudan bakım panellerine uyarılar gönderebilir. Modern araçlar, API desteğiyle varlık yönetim yazılımlarına entegre olup bakım ve varlık yönetimi verilerini emlak veri tabanlarıyla senkronize edebilir.

Bir kurumun varlık yönetimi nasıl düzenlenmelidir?

Varlık yönetimi, kazanlar, asansörler, otomatik kapılar, havalandırma sistemleri, yangın söndürücüler, su hortumları gibi ekipmanların takibini içerir. Üretici önerilerine veya yasal gerekliliklere uygun bakım görevlerinin takip edilmesi gerekir.Kuruma ait varlıkların envanteri çıkarıldıktan sonra, her varlıkla ilgili tekrarlayan görevler belirlenmelidir. İş birliğine dayalı bakım yazılımı, bu süreci merkezi hale getirerek gelecekteki iş yükünü düzenlemeye yardımcı olur.

30 dakikadan az bir sürede başlayın

Demonun İçerdikleri:

Sorular ve cevaplar
İlk binanızın özelleştirmesi
Ücretsiz 30 günlük deneme