Urbest

Kollaboratives Tool

Kollaborative Tools ermöglichen Kompetenzsynergien, effektive Teamarbeit, Produktivitätssteigerung und schnellere Lösung gemeinsamer Ziele.Buchen Sie eine Demo

Operative Schwierigkeiten entstehen häufig durch die Vielzahl von Kommunikationskanälen zur Aufgabenverfolgung. E-Mails, Telefonanrufe, SMS und andere Excel-Tabellen führen zu Chaos und Verwirrung bei der Teamarbeit.

Kollaborative Tools bieten eine gemeinsame Sichtbarkeit auf die zu erledigenden Aufgaben zwischen mehreren Personen. Insbesondere ein kollaboratives Ticketing-Tool bringt Ordnung und vereinfacht den Austausch zwischen Dienstleistungsanforderern und den Stellen, die diese Dienstleistungen erbringen werden.

Konkret ermöglicht eine kollaborative Software für Ticketing die Behandlung von Aufgaben wie eine Gruppenkonversation. Mit einem kollaborativen Tool kann eine Organisation Teamleiter, Agenten und Anforderer an einer gemeinsamen zu verfolgenden Aufgabe beteiligen. Jeder Benutzer hat Zugriff entsprechend seinen Bedürfnissen.

Kollaborative Tools synchronisieren Teams mit einem gemeinsamen Ziel: Aufgaben zu lösen an einem Ort. Eine kollaborative Lösung bietet Zeitgewinn und Zuverlässigkeit bei der Verfolgung von Prozessen und Dokumenten.

Vorteile einer kollaborativen Anwendung

Eine gemeinsame Schnittstelle basierend auf Gruppenkonversationen

Jede Anfrage enthält den Standort, die Dienstleistungskategorie, den Namen des Anforderers, eine Beschreibung und möglicherweise Anhänge, sodass Agenten präziser und effizienter auf die Bedürfnisse reagieren können.

Gemeinsame und leicht zugängliche Dokumente

Jeder Benutzer sieht, was ihn betrifft, je nach seiner Rolle, und Teamleiter können problemlos Multi-Site- und Multi-Service-Daten einsehen.

Erhöhte Benutzerzufriedenheit

  • Wenn eine Person eine Dienstleistung anfordert, besteht eine implizite Erwartung, über den aktuellen Stand informiert zu werden. Dies ist bei Urbest der Fall, da Agenten die Benutzer jederzeit über den Fortschritt informieren können. Urbest-Anforderer haben einfachen Zugriff auf die Anwendung mit einem QR-Code oder einer mobilen App, was die Nutzung angenehm macht.
  • Die Zeitersparnis für Agenten wird auch von Kunden gespürt, die ihre Anfragen mindestens doppelt so schnell gelöst sehen, was die Kundenzufriedenheit erhöht.

    • Fließende und Echtzeit-Kollaboration

    Teams sparen wertvolle Minuten durch die Nutzung von Urbest dank Mobilität, schnellem Zugriff auf Fotos, WhatsApp-ähnlicher Messaging mit Echtzeit-Kommunikation und automatisierter Berichterstellung. Informationen fließen schneller und mit sofort aktualisierten Informationen.

    Personalisierte Benachrichtigungen und Warnungen

    Da die Informationen auf einer kollaborativen Plattform strukturiert sind, können Benutzer Benachrichtigungen zu ihren Interessen erhalten und Änderungen seit ihrer letzten Anmeldung über einen Benachrichtigungsfeed verfolgen. Keine Anfragen mehr nach Extraktion und Berichterstellung, da Informationen jetzt jederzeit abrufbar sind.

    Eine gemeinsame Schnittstelle basierend auf Gruppenkonversationen

    Jede Anfrage enthält den Standort, die Dienstleistungskategorie, den Namen des Anforderers, eine Beschreibung und möglicherweise Anhänge, sodass Agenten präziser und effizienter auf die Bedürfnisse reagieren können.

    Gemeinsame und leicht zugängliche Dokumente

    Jeder Benutzer sieht, was ihn betrifft, je nach seiner Rolle, und Teamleiter können problemlos Multi-Site- und Multi-Service-Daten einsehen.

    Erhöhte Benutzerzufriedenheit

  • Wenn eine Person eine Dienstleistung anfordert, besteht eine implizite Erwartung, über den aktuellen Stand informiert zu werden. Dies ist bei Urbest der Fall, da Agenten die Benutzer jederzeit über den Fortschritt informieren können. Urbest-Anforderer haben einfachen Zugriff auf die Anwendung mit einem QR-Code oder einer mobilen App, was die Nutzung angenehm macht.
  • Die Zeitersparnis für Agenten wird auch von Kunden gespürt, die ihre Anfragen mindestens doppelt so schnell gelöst sehen, was die Kundenzufriedenheit erhöht.

    • Fließende und Echtzeit-Kollaboration

    Teams sparen wertvolle Minuten durch die Nutzung von Urbest dank Mobilität, schnellem Zugriff auf Fotos, WhatsApp-ähnlicher Messaging mit Echtzeit-Kommunikation und automatisierter Berichterstellung. Informationen fließen schneller und mit sofort aktualisierten Informationen.

    Personalisierte Benachrichtigungen und Warnungen

    Da die Informationen auf einer kollaborativen Plattform strukturiert sind, können Benutzer Benachrichtigungen zu ihren Interessen erhalten und Änderungen seit ihrer letzten Anmeldung über einen Benachrichtigungsfeed verfolgen. Keine Anfragen mehr nach Extraktion und Berichterstellung, da Informationen jetzt jederzeit abrufbar sind.

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    Bereitstellung einer kollaborativen Ticketing-Plattform

    Die Bereitstellungsmodalitäten erfolgen in der Regel in 2 Meetings und kontinuierlicher Nachverfolgung:
    1

    Definition des strategischen Umfangs und der Dienstleistungen

    Eine erste Sitzung mit dem Verwaltungsteam, um die Anfragebearbeitungsprozesse zu verstehen. Diese Sitzung ermöglicht es, ein Kategorienmenü zu definieren und die Agenten oder Unternehmen zu identifizieren, die die Dienstleistungen bearbeiten werden.
    2

    Schulung der Hauptnutzer

    Eine zweite Schulungssitzung für die verschiedenen Teams und technischen Agenten.
    3

    Kommunikation an die Nutzer

    Der dritte Schritt besteht darin, die Kommunikation an die Nutzer, die Anfragen stellen werden, zu starten.
    4

    Kontinuierliche Verbesserung

    Laufende Unterstützung und Betreuung während der gesamten Nutzung mit Kundenbindungskontrolle.

    Praxisbeispiel: Kollaboratives Ticketing-Tool

    Entdecken Sie, wie Urbest-Nutzer es nutzen 🚀

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    FAQ

    Was sind kollaborative Tools?

    Kollaborative Tools können sehr unterschiedlich sein, von Arbeitsdokumenten (Präsentationen, Dokumente, Videos) bis hin zu Aufgabenmanagement (Urbest, Trello, Asana), Arztterminen (Doctolib) und Gruppendiskussionen (WhatsApp, Telegram). Letztendlich gibt es für jede Art von Bedarf und Branche kollaborative Lösungen: Video, Aufgaben, Dokumente usw. Unternehmenskollaborative Lösungen funktionieren in der Regel innerhalb von 'Organisationen' oder 'Workspaces', die es Unternehmen ermöglichen, dedizierte Bereiche für ihre Mitarbeiter und Benutzer zu haben.

    Was sind die Vorteile der kollaborativen Arbeit?

    Kollaborative Arbeit spart Zeit, indem immer eine einzige Version bearbeitet wird (1. Dokumentenfreigabe). Dies kann ein schriftliches Dokument, eine Präsentation, eine Videobearbeitung oder eine auszuführende Aufgabe sein. Die Vorteile sind zahlreich: die Möglichkeit gemeinsamer Kommentare (2. Kommunikation in Echtzeit) und damit das gleiche Informationsniveau für alle (3. Sofortige Aktualisierung). Dokumente befinden sich in der Cloud (4. Dateispeicherung und -verwaltung) Dies vermeidet den Verlust von Änderungen, wenn jemand selbst Änderungen vornimmt (5. Versionskontrolle). Es ermöglicht die schnelle Einbindung neuer Personen und die direkte Weitergabe aller relevanten Informationen. Schließlich verfügen die meisten kollaborativen Tools über personalisierte Benachrichtigungssysteme, die die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt informieren (6. Benachrichtigungen und Warnungen)

    Wie definiert man kollaborative Arbeit?

    Kollaborative Arbeit besteht darin, gemeinsam an demselben Arbeitsträger zu arbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Kollaborative Arbeit kann an einem gemeinsamen schriftlichen Dokument (Google Doc), einem Arzttermin (Doctolib), einer auszuführenden Aufgabe (Urbest) oder einer Gruppendiskussion (WhatsApp) erfolgen. Es erfordert mindestens zwei Personen und eine gemeinsame Schnittstelle zwischen ihnen. Kollaborative Arbeit erfordert offene Kommunikation, Koordination, geteilte Verantwortung und Flexibilität.

    Wie entwickelt man kollaborative Arbeit?

    Zunächst muss man die Angst überwinden, seine Arbeit zu teilen. Oft haben Menschen Angst, dass andere ihre Arbeit in Arbeit sehen. Kollaborative Arbeit braucht Transparenz, um effektiv zu sein. Zweitens ist es hilfreich, mindestens eine Person zu haben, die sich mit der Verwaltung einer kollaborativen Software auskennt, um Zugriffe für verschiedene Personen zu verstehen und zu verwalten. Schließlich muss man über die Existenz des kollaborativen Tools kommunizieren, damit eine große Anzahl von Personen es nutzen kann.

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