Urbest

Software de Mantenimiento para Educación

Un software de mantenimiento y servicios generales permite a los gestores de instalaciones realizar un seguimiento de todas las solicitudes de los usuarios, el mantenimiento técnico de equipos y las obligaciones regulatorias que son responsabilidad de un director de instalaciones.Reservar una Demo

Cuando un grupo escolar o institución supera los 200 estudiantes o tiene infraestructura específica (cafetería, internado, taller), se vuelve necesario estructurar todas las tareas de mantenimiento y servicio. En el sector privado, el software GMAO se utiliza para centralizar las acciones de mantenimiento. En un sentido más amplio, una institución educativa debe manejar el mantenimiento además de la logística, el servicio de alimentación, el mantenimiento de equipos deportivos y el seguimiento de proveedores de servicios, organismos de inspección, sin mencionar las interacciones con la autoridad supervisora para obras mayores, viviendas de personal o comisiones de seguridad.

En este contexto, una

Los Problemas más Comunes de Servicios Generales en Instituciones Educativas
Los solicitantes de servicios no saben a quién contactar

Saber a quién contactar puede ser como una carrera de obstáculos, yendo de oficina en oficina hasta encontrar a la persona correcta. Las personas que quieren solicitar un servicio como mantenimiento se rinden rápidamente porque no saben a quién contactar. Los equipos de mantenimiento son solicitados en cualquier momento y se vuelve imposible priorizar el trabajo.

Falta de visibilidad en el trabajo de los proveedores de servicios y brecha entre el contrato y lo ejecutado

Un contrato entre una empresa y una institución prevé un cierto número de visitas por año según el mantenimiento o las inspecciones a realizar para la gestión de activos. Por ejemplo, un técnico de calefacción deberá realizar una intervención mensual. Una empresa de seguridad vendrá dos veces al año para verificar los sistemas contra incendios.
El contrato proporciona la teoría, pero la práctica a veces es diferente con visitas menos frecuentes o incluso omisiones e intervenciones que no se realizan o documentos que se pierden. Esto puede plantear serios problemas de mantenimiento o responsabilidad en caso de incendio o problemas en los edificios.

Tiene rotación y falta de información en ausencia de empleados

El reclutamiento es difícil en el sector de mantenimiento y servicios dadas las oportunidades laborales y salarios. En 2024, el sector de mantenimiento de instalaciones ocupa el quinto lugar entre los trabajos que más dificultades tienen para reclutar. Sin mencionar las cocinas y el servicio de alimentación, que también son un dolor de cabeza para los gestores de instalaciones.
En este contexto de cambio constante entre agentes y técnicos, se vuelve crítico establecer un marco para la gestión de la carga de trabajo, modos de interacción y automatización de informes y notificaciones.

Múltiples interfaces de PDF, papel, correo electrónico, SMS sin vista consolidada ni recordatorios

Un gestor de instalaciones debe hacer malabarismos con muchas tareas:
  • Solicitudes de profesores que llegan verbalmente, por correo electrónico, teléfono o SMS
  • Intervenciones planificadas con proveedores de servicios que llegan por correo electrónico, desde portales o incluso inesperadamente
  • Listas de reservas que se compilan en informes PDF o impresiones de calendario y son difíciles de usar
La acumulación de todas estas tareas no estructuradas se vuelve muy difícil de seguir. La visibilidad no está consolidada. Es imposible buscar por palabras clave. Generalmente no hay recordatorios excepto los creados uno por uno en el calendario.

Altos tiempos de desplazamiento dentro de la instalación

Cuando un sitio es extenso en superficie, pisos o número de edificios, el desplazamiento puede ocupar una parte significativa del día de un técnico o líder de equipo. El tiempo perdido yendo y viniendo a su oficina para consultar un documento o estar localizable por colegas es significativo.

Una aplicación móvil disponible en smartphone (o tablet) ayuda a contrarrestar esta pérdida de tiempo. La información útil para manejar una intervención está centralizada y fácilmente disponible en el teléfono. Un técnico puede tener directamente el contacto de la persona que hace una solicitud, detalles con fotos, comentarios e incluso interactuar con el solicitante si se necesita aclaración.

Falta de retroalimentación

¿Vino mi empresa a hacer el trabajo? ¿Todavía tengo reservas que aclarar después de la visita de mi organismo de inspección? ¿Se atendió la solicitud del director de la semana pasada?
Estas son preguntas que pueden surgir y estresarte cuando es posible rastrear acciones eficientemente y especialmente obtener retroalimentación sobre lo que se ha hecho (o no).

Comisiones de seguridad estresantes

Las comisiones de seguridad que ocurren cada 2 a 5 años son bastante estresantes si están mal preparadas. Esto se traduce en una falta de información para probar que se han realizado verificaciones regulares. Los archivos en papel también pueden ser difíciles de seguir dado el número de verificaciones a realizar y los diferentes formatos con los que trabajan los proveedores de servicios o agentes.

Las Ventajas del Software de Mantenimiento y Servicios para Educación
Un menú global de servicio para mantenimiento y administración

Ahora es posible prescindir del correo electrónico o teléfono de guardia teniendo una aplicación global que se convierte en un portal único para solicitar servicios de seguridad, TI, logística, mobiliario, limpieza...
Los usuarios pasan por un menú de categorías que comparte directamente la solicitud con el servicio relevante.

Planificación de tareas

Es posible anticipar las intervenciones de proveedores de servicios listando y compartiendo todas las tareas a realizar en un contrato. La institución tiene la misma visibilidad como cliente que su proveedor de servicios. Un contrato dará lugar a intervenciones planificadas para la gestión de activos e infraestructura (entre 2 y 20 según el tamaño del contrato).

Ejemplo de planificación de intervenciones
Para la gestión de equipos, las tareas se crean automáticamente a intervalos regulares con instrucciones de mantenimiento a realizar. La información se comparte entre un gestor de instalaciones y su proveedor de servicios. Mientras la solicitud no esté marcada como resuelta con un comentario y posiblemente una foto, el gestor de instalaciones sabe que el trabajo no se ha realizado o la información requerida no se ha producido.

Los proveedores de servicios pueden tener su propio acceso con visibilidad en la categoría de servicio que les concierne. El acceso se otorga según sitios y categoría de servicio.

Estructuración del marco de trabajo

Urbest proporciona a los gestores de instalaciones:

Un proceso claro para solicitar servicio y despacho directo a los equipos correctos.
La lista de acciones recurrentes a seguir incluso si el gerente está de vacaciones, de baja por enfermedad o simplemente ausente.
Informes automatizados para alertar a los gerentes y anticipar cargas de trabajo acumuladas y asegurar que las tareas siempre progresen de una semana a otra.
Recordatorios automáticos para tareas importantes.

En resumen, un software que estructura los intercambios reduce significativamente el riesgo de perder empleados críticos que tienen todo el conocimiento operativo en sus cabezas. Con procesos y estructuración de tareas preparados por adelantado, puede asegurar que los nuevos empleados encuentren rápidamente su camino y sean operativos desde sus primeros días de trabajo.

Centralización de solicitudes, intervenciones planificadas y reservas
Afortunadamente, lo digital está aquí para traer simplificación centralizando tareas que generalmente están dispersas. Se acabaron las búsquedas espeleológicas en buzones de correo para encontrar un PDF o Excel. Ahora es posible anticipar y tener en un solo lugar una vista clara de todo lo que hay que hacer para la gestión de instalaciones, gestión de equipos y todas las solicitudes de usuarios.
Movilidad y uso de aplicación móvil para mantenimiento

Un agente o técnico con una aplicación móvil ahorra tiempo gracias a:

Acceso rápido en segundos a detalles de intervención (tiempos de conexión reducidos y número de clics).
Alertas en tiempo real cuando llega una solicitud con la posibilidad de intervenir inmediatamente si está cerca (reducción de desplazamientos innecesarios).
Toma de fotos y comentarios resumidos por escrito o con grabadora de voz para acelerar los informes de intervención.

Al final, la movilidad con aplicación ahorra entre 10% y 20% del tiempo total dedicado a intervenciones. El porcentaje varía según si se cambia de un proceso totalmente papel/correo electrónico o si ya existían herramientas digitales (Google Sheet, software antiguo).

Trazabilidad de intervenciones

Un software de mantenimiento colaborativo permite seguir el progreso del trabajo por estado. Puede elegir ser notificado o no cuando una tarea progresa. Esto permite obtener recibos de intervención o validación de servicio para procesar el pago de facturas.
Un punto positivo de una plataforma colaborativa es que el solicitante también puede acceder al progreso y es notificado instantáneamente cuando su solicitud está en progreso o resuelta.
Con este modo de operación, se acabaron los correos electrónicos de seguimiento de colegas o fases de estrés y frustración porque ciertas tareas se han arrastrado durante semanas o incluso meses.

Información digital bien organizada y fácilmente accesible

Si puede compartir acceso a una aplicación colaborativa que rastrea verificaciones y acciones que ha realizado, su comisión de seguridad debería ser un paseo.
Cada uno de sus contactos puede ver lo que les interesa: riesgo de incendio, procedimientos, equipos deportivos, informes de proveedores de servicios... Aquí hay un ejemplo en una lista de verificación.

Además de estas verificaciones, puede adjuntar documentos útiles para consultar como en una GED. Como bonus, puede poner instrucciones/recomendaciones después de una comisión o sugerencias aprobadas de proveedores en forma de planes de acción.

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Despliegue de un software de mantenimiento

Las modalidades de despliegue generalmente se realizan en 2 reuniones seguidas de interacciones regulares para optimizar la gestión técnica:
1

Definición del alcance estratégico y servicios

Una primera sesión con el equipo de gestión para comprender los procesos de tratamiento de solicitudes. Esta reunión permite definir un menú de categorías e identificar a los agentes o empresas que tratarán los servicios.
2

Formación de usuarios clave

Una segunda sesión de formación para los diferentes equipos y agentes técnicos.
3

Comunicación a los usuarios

El tercer paso consiste en lanzar la comunicación a los usuarios que harán solicitudes.
4

Mejora continua

Soporte y asistencia continua durante todo el uso con seguimiento del compromiso del cliente.

FAQ

¿Diferencia entre CMMS y software de mantenimiento?

CMMS significa Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento. Históricamente, los CMMS estaban todos en computadoras, pero desde 2015, los CMMS también están en aplicaciones móviles con acceso en smartphones o tablets. La diferencia ahora es con las plataformas colaborativas para mantenimiento y servicios que cubren un alcance más amplio que el mantenimiento y la gestión de activos al incluir logística, limpieza, servicio de alimentación.

¿Qué integración e interoperabilidad con un CMMS?

El software de mantenimiento para educación también puede integrarse con directorios de usuarios como Educonnect o un directorio de autoridad local o institución privada. Estas integraciones permiten una incorporación de usuarios más rápida ya que no tienen que crear contraseñas y acceso seguro. En cuanto al consumo de energía, es posible vincularse con plataformas de gestión de energía que generan alertas para alimentarlas directamente en el panel de monitoreo de tareas. Finalmente, las herramientas modernas como Urbest tienen APIs y pueden conectarse con herramientas de gestión de propiedades para sincronizar datos de mantenimiento o gestión de activos con una base de datos inmobiliaria.

¿Cómo organizar la gestión de activos de una institución?

La gestión de activos consiste en monitorear equipos como calderas, ascensores, puertas automáticas, ventilación, extintores, hidrantes... La gestión de activos por lo tanto genera intervenciones a seguir porque habrá recomendaciones del fabricante sobre la frecuencia con la que se debe mantener el equipo, u obligaciones legales que requieren monitorear objetos a intervalos regulares.Después de hacer un inventario del equipo de la institución, es necesario enumerar las tareas recurrentes asociadas con cada activo. Aquí es donde una aplicación colaborativa para mantenimiento aporta su poder para centralizar y preparar la carga de trabajo futura. Una vez ingresadas, las tareas planificadas llegarán automáticamente al panel de control del equipo de mantenimiento. Una vez completadas, la institución tiene archivos que puede consultar fácilmente y compartir con otros como la autoridad local o un organismo de inspección.Si no sabe con qué tareas planificadas comenzar, solicite al equipo de Urbest el modelo de 100 intervenciones de mantenimiento.

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La prueba incluye:

- Preguntas y respuestas

- Personalización de su primer edificio

- Prueba gratuita de 30 días

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