Urbest

Onderhoudssoftware voor Onderwijs

Een onderhoudssoftware en algemene diensten stellen facilitair managers in staat om alle gebruikersverzoeken, technisch onderhoud en regelgevende verplichtingen bij te houden die onder de verantwoordelijkheid van een facilitair manager vallen.Demo Aanvragen

Zodra een schoolgroep of instelling meer dan 200 studenten heeft of beschikt over specifieke infrastructuur (kantine, slaapzaal, werkplaats), wordt het noodzakelijk om alle onderhouds- en servicetaken te structureren. In de private sector wordt CMMS-software gebruikt om onderhoudsacties te centraliseren. In bredere zin moet een onderwijsinstelling naast onderhoud ook logistiek, catering, onderhoud van sportfaciliteiten en toezicht op dienstverleners, keuringsdiensten, en niet te vergeten interacties met de toezichthoudende autoriteit voor grote werken, personeelshuisvesting of veiligheidscommissies beheren.

In deze context maakt een

De Meest Voorkomende Problemen met Algemene Diensten in Onderwijsinstellingen
Serviceverzoekers weten niet wie ze moeten contacteren

Weten wie je moet contacteren kan soms voelen als een hindernisbaan, van kantoor naar kantoor gaan tot je de juiste persoon vindt. Mensen die een service zoals onderhoud willen aanvragen, geven snel op omdat ze niet weten wie ze moeten contacteren. Onderhoudsteams worden op elk moment benaderd, en het wordt onmogelijk om werk te prioriteren.

Gebrek aan zichtbaarheid op werk van dienstverleners en kloof tussen contract en wat wordt geleverd

Een contract tussen een bedrijf en een instelling voorziet in een bepaald aantal bezoeken per jaar, afhankelijk van het onderhoud of de inspecties die moeten worden uitgevoerd voor assetbeheer. Een verwarmingstechnicus zal bijvoorbeeld één interventie per maand moeten uitvoeren. Een beveiligingsbedrijf zal tweemaal per jaar komen om brandpreventiesystemen te controleren.
Het contract biedt de theorie, maar de praktijk is soms anders met minder frequente bezoeken of zelfs nalatigheden en interventies die niet worden uitgevoerd of documenten die zoek raken. Dit kan ernstige onderhouds- of aansprakelijkheidsproblemen veroorzaken in geval van brand of gebouwproblemen.

U heeft verloop en gebrek aan informatie bij afwezigheid van medewerkers

Werving is moeilijk in de onderhouds- en dienstensector gezien de werkmogelijkheden en salarissen. In 2024 staat de sector facilitair beheer op de 5e plaats van banen die het moeilijkst te werven zijn. Om nog maar te zwijgen van keukens en catering, die ook een hoofdpijn zijn voor facilitair managers.
In deze context van constante verandering onder medewerkers en technici wordt het cruciaal om een kader vast te stellen voor workloadbeheer, interactiemodi en automatisering van rapportages en meldingen.

Meerdere PDF-, papier-, e-mail-, SMS-interfaces zonder geconsolideerd overzicht of herinneringen

Een facilitair manager moet jongleren met veel taken om bij te houden:
  • Verzoeken van docenten die mondeling, per e-mail, telefoon of SMS binnenkomen
  • Geplande interventies met dienstverleners die per e-mail, via portals of zelfs onverwacht komen als de aanbieder verschijnt
  • Reservelijsten die worden samengesteld in PDF-rapporten of kalenderafdrukken en moeilijk te gebruiken zijn
De opeenstapeling van al deze ongestructureerde taken wordt zeer moeilijk te volgen. De zichtbaarheid is niet geconsolideerd. Het is onmogelijk om op trefwoorden te zoeken. Over het algemeen zijn er geen herinneringen behalve die één voor één in uw agenda worden gemaakt.

Hoge reistijden binnen de faciliteit

Wanneer een locatie uitgestrekt is in oppervlakte, verdiepingen of aantal gebouwen, kan reizen een aanzienlijk deel van de dag van een technicus of teamleider in beslag nemen. De verloren tijd door heen en weer te gaan naar hun kantoor om een document te raadplegen of bereikbaar te zijn voor collega's is aanzienlijk.

Een mobiele applicatie beschikbaar op smartphone (of tablet) helpt dit tijdverlies tegen te gaan. Nuttige informatie voor het afhandelen van een interventie is gecentraliseerd en gemakkelijk beschikbaar op de telefoon. Een technicus kan direct contact hebben met de persoon die een verzoek doet, details met foto's, opmerkingen en zelfs interactie met de aanvrager als verduidelijking nodig is.

Gebrek aan feedback

Is mijn bedrijf gekomen om het werk te doen? Heb ik nog voorbehouden die moeten worden opgehelderd na het bezoek van mijn keuringsinstantie? Is het verzoek van de directeur van vorige week afgehandeld?
Dit zijn vragen die kunnen opkomen en u stress kunnen bezorgen wanneer het mogelijk is om acties efficiënt te volgen en vooral feedback te krijgen over wat er is gedaan (of niet).

Stressvolle veiligheidscommissies

Veiligheidscommissies die elke 2 tot 5 jaar plaatsvinden zijn behoorlijk stressvol als ze slecht zijn voorbereid. Dit vertaalt zich in een gebrek aan informatie om te bewijzen dat regelmatige controles zijn uitgevoerd. Papieren archieven kunnen ook moeilijk te volgen zijn gezien het aantal controles dat moet worden uitgevoerd en de verschillende formaten waarmee dienstverleners of medewerkers interveniëren.

De Voordelen van Onderhouds- en Servicessoftware voor Onderwijs
Een globaal servicemenu voor onderhoud en administratie

Het is nu mogelijk om af te zien van e-mail of wachttelefoon door een globale applicatie te hebben die een enkel portaal wordt voor het aanvragen van beveiliging, IT, logistiek, meubilair, schoonmaak...
Gebruikers doorlopen een categoriemenu dat het verzoek direct deelt met de relevante service.

Taakplanning

Het is mogelijk om interventies van dienstverleners te anticiperen door alle taken die in een contract moeten worden uitgevoerd te inventariseren en te delen. De instelling heeft dezelfde zichtbaarheid als een klant als haar dienstverlener. Een contract zal daarom leiden tot geplande interventies voor asset- en infrastructuurbeheer (tussen 2 en 20 afhankelijk van de contractgrootte).

Voorbeeld van interventieplanning
Voor apparatuurbeheer worden taken automatisch gecreëerd op regelmatige intervallen met uit te voeren onderhoudsinstructies. Informatie wordt gedeeld tussen een facilitair manager en zijn dienstverlener. Zolang het verzoek niet als opgelost is gemarkeerd met een opmerking en mogelijk een foto, weet de facilitair manager dat het werk niet is uitgevoerd of vereiste informatie niet is geproduceerd.

Dienstverleners kunnen hun eigen toegang hebben met zichtbaarheid op de servicecategorie die hen aangaat. Toegang wordt verleend volgens locaties en servicecategorie.

Structurering van het werkkader

Urbest biedt facilitair managers:

Een duidelijk proces voor het aanvragen van service en directe dispatching naar de juiste teams.
De lijst met terugkerende acties om te volgen zelfs als de manager op vakantie is, ziek is, of gewoon weg is.
Geautomatiseerde rapportage om managers te waarschuwen en zich opbouwende werklasten te anticiperen en ervoor te zorgen dat taken altijd vorderen van week tot week.
Automatische herinneringen voor belangrijke taken.

Samenvattend vermindert software die uitwisselingen structureert aanzienlijk het risico om kritieke medewerkers te verliezen die alle operationele kennis in hun hoofd hebben. Met vooraf voorbereide processen en taakstructurering kunt u ervoor zorgen dat nieuwkomers snel hun weg vinden en vanaf hun eerste werkdagen operationeel zijn.

Centralisatie van verzoeken, geplande interventies en reserves
Gelukkig is digitaal hier om vereenvoudiging te brengen door taken te centraliseren die gewoonlijk verspreid zijn. Voorbij zijn de speleologische zoektochten in e-mailboxen om een PDF of Excel te vinden. Het is nu mogelijk om te anticiperen en op één plek een duidelijk overzicht te hebben van alles wat moet worden gedaan voor facilitair beheer, apparatuurbeheer en alle gebruikersverzoeken.
Mobiliteit en gebruik van mobiele applicatie voor onderhoud

Een medewerker of technicus met een mobiele applicatie bespaart tijd dankzij:

Snelle toegang in seconden tot interventiedetails (verminderde verbindingstijden en aantal kliks).
Real-time waarschuwingen wanneer een verzoek binnenkomt met de mogelijkheid om onmiddellijk in te grijpen als het in de buurt is (vermindering van onnodige reizen).
Foto's maken en samenvattende opmerkingen schriftelijk of met spraakrecorder om interventierapportages te versnellen.

Uiteindelijk bespaart mobiliteit met applicatie tussen 10% en 20% van de totale tijd besteed aan interventies. Het percentage varieert afhankelijk van of er wordt overgestapt van een volledig papier/e-mail proces of dat er al digitale tools waren (Google sheet, oude software).

Interventietraceerbaarheid

Een collaboratieve onderhoudssoftware maakt het mogelijk om de voortgang van werk per status te volgen. U kunt kiezen om wel of niet op de hoogte te worden gesteld wanneer een taak vordert. Dit maakt het mogelijk om interventiebewijzen of servicevalidatie te verkrijgen voor het verwerken van factuurbetalingen.
Een positief punt van een collaboratief platform is dat de aanvrager ook toegang heeft tot de voortgang en direct wordt geïnformeerd wanneer zijn verzoek in behandeling is of is opgelost.
Met deze werkwijze zijn de follow-up e-mails van collega's of fasen van stress en frustratie voorbij omdat bepaalde taken weken of zelfs maanden hebben geduurd.

Goed georganiseerde en gemakkelijk toegankelijke digitale informatie

Als u toegang kunt delen tot een collaboratieve applicatie die de verificaties en acties bijhoudt die u heeft uitgevoerd, zou uw veiligheidscommissie een fluitje van een cent moeten zijn.
Elk van uw contacten kan kijken naar wat hen interesseert: brandrisico, procedures, sportuitrusting, rapporten van dienstverleners... Hier is een voorbeeld in een checklist.

Naast deze verificaties kunt u nuttige documenten bijvoegen om te raadplegen zoals in een EDM. Als bonus kunt u instructies/aanbevelingen na een commissie of goedgekeurde leverancierssuggesties in de vorm van actieplannen plaatsen.

Get started in less than 30 minutes
See featuresBoek een demo

Implementatie van onderhoudssoftware

De implementatie gebeurt meestal in 2 vergaderingen gevolgd door regelmatige interacties om het technische beheer te optimaliseren:
1

Definitie van strategische scope en diensten

Een eerste sessie met het managementteam om de aanvraagverwerkingsprocessen te begrijpen. Deze vergadering stelt ons in staat een categorisatie menu te definiëren en de agenten of bedrijven te identificeren die de diensten zullen behandelen.
2

Training van sleutelgebruikers

Een tweede trainingssessie voor de verschillende teams en technische agenten.
3

Communicatie naar gebruikers

De derde stap omvat het starten van communicatie naar gebruikers die aanvragen zullen doen.
4

Continue verbetering

Doorlopende ondersteuning en assistentie tijdens het gebruik met klantbetrokkenheid tracking.

FAQ

Wat is het verschil tussen een CMMS en onderhoudssoftware?

CMMS staat voor Computerized Maintenance Management System. Historisch gezien waren CMMS-systemen uitsluitend op computers, maar sinds 2015 zijn ze ook beschikbaar als mobiele applicaties die toegankelijk zijn via smartphones of tablets. Het verschil nu ligt in collaboratieve platforms voor onderhoud en diensten, die een breder bereik hebben dan alleen onderhoud en asset management, door ook logistiek, schoonmaak en catering te omvatten.

Welke integratie en interoperabiliteit zijn er met een CMMS?

Onderhoudssoftware voor onderwijsinstellingen kan ook integreren met gebruikersdirectories zoals Educonnect of een directory van een lokale overheid of particuliere instelling. Deze integraties zorgen voor een snellere onboarding van gebruikers, omdat ze geen wachtwoorden hoeven aan te maken en de toegang beter beveiligd is. Wat betreft energieverbruik is het mogelijk om te koppelen met energiebeheerplatforms die waarschuwingen genereren en deze direct doorsturen naar het takenmonitoringdashboard. Tot slot hebben moderne tools zoals Urbest API’s en kunnen ze verbinding maken met vastgoedbeheertools om onderhouds- of asset managementgegevens te synchroniseren met een vastgoeddatabase.

Hoe organiseer je het asset management van een instelling?

Asset management houdt in dat je apparatuur zoals ketels, liften, automatische deuren, ventilatie, brandblussers en brandkranen monitort. Asset management genereert dus interventies die moeten worden opgevolgd, omdat er ofwel fabrikantaanbevelingen zijn over hoe vaak apparatuur moet worden onderhouden, of wettelijke verplichtingen die vereisen dat objecten op regelmatige basis worden gecontroleerd.Na het inventariseren van de apparatuur van de instelling is het noodzakelijk om terugkerende taken per asset in kaart te brengen. Hier komt een collaboratieve onderhoudsapplicatie goed van pas, omdat deze helpt bij het centraliseren en voorbereiden van toekomstige werkdruk. Eenmaal ingevoerd, worden geplande taken automatisch weergegeven op het dashboard van het onderhoudsteam. Na voltooiing heeft de instelling archieven die gemakkelijk geraadpleegd en gedeeld kunnen worden met bijvoorbeeld de lokale overheid of een inspectie-instantie.Als je niet weet met welke geplande taken je moet beginnen, vraag dan het Urbest-team naar het model met 100 onderhoudsinterventies.

Ga in minder dan 30 minuten aan de slag

Demo bevat:

- Vragen en antwoorden

- Maatwerk van uw eerste gebouw

- Een gratis proefperiode van 30 dagen

Vraag een demo vandaag

* We gebruiken deze informatie niet delen met derden zoals vastgelegd in onze Privacy Policy