We zijn hier om te helpen!

Urbest is ontworpen om gemakkelijk te leren en te begrijpen voor alle gebruikers, dankzij vertrouwde visuele elementen zoals discussiechat, pictogrammen en logische weergave van taken, zoals de Kanban-weergave. Het enige wat je nodig hebt, is een e-mail om aan de slag te gaan. Een professionele gebruiker kan de applicatie in minder dan 30 minuten onder de knie krijgen. Iemand die een verzoek indient, kan binnen 2 minuten aan de slag met Urbest.

Ja, de Urbest-applicatie is beschikbaar in de Google Play Store en de App Store, evenals in een webversie van urbest.io.

Urbest integreert met systemen van derden om taken op te halen of informatie te delen. Bijvoorbeeld: een gebruikersportaal, ERP, IoT-platform, BIM of vastgoedplatform.

Urbest is gebaseerd op verschillende samenwerkingsaspecten: gedeelde toegang tot wat er gebeurt in een categorie en/of gebouw, groepsdiscussie en functionaliteit voor het delen van taken. Directe meldingen vanuit de mobiele applicatie stellen gebruikers in staat om in realtime samen te werken. Een bericht dat in de discussie wordt verzonden, is direct zichtbaar voor collega's of werknemers die betrokken zijn bij de uit te voeren taak. Urbest stelt je in staat om gegevens te delen, in gesprek te gaan met klanten of gebruikers, en bestanden, offertes en foto's te delen.

Het Urbest-team traint de werknemers van het gebruikersbedrijf zodra de oplossing is geïmplementeerd. Reken op 1 uur om je organisatie in te stellen volgens je gewoonten en specificiteit en 1 uur om je werknemers vertrouwd te maken met een oefensessie. Technische documentatie en video-tutorials zijn ook altijd beschikbaar. Het Urbest-team is ook 7 dagen per week beschikbaar.

Gebruikers kunnen zelf nieuwe locaties en gebruikers toevoegen. Dat betekent dat wanneer de activiteiten groeien qua geografie, aantal mensen of geleverde diensten, je in 1 minuut meer taken kunt toevoegen zonder dat je enige code hoeft te beheersen. In de praktijk zijn één op de drie Urbest-gebruikers snelgroeiende bedrijven of start-ups die beginnen met een paar locaties en snel uitbreiden. De vraag naar proces en workflow wordt met Urbest direct goed beantwoord en mensen hoeven er niet elk kwartaal over na te denken.

Een groeiende organisatie kan zelf nieuwe diensten, gebruikers en locaties toevoegen. Urbest biedt enkele sjablonen van taken/checks op basis van je branche, die vervolgens kunnen worden aangepast. Daarnaast zijn workflows eenvoudig en flexibel, zodat veel soorten organisatiestructuren mogelijk zijn: van een top-downbenadering waarbij een supervisor alles valideert/toewijst tot het meest vlakke team waarin mensen vergelijkbare rechten hebben om werk te bekijken en op te pakken wanneer het binnenkomt.

Natuurlijk 🙂 dit is de kerngedachte van Urbest, om werklasten te kunnen vastleggen, organiseren, volgen en in actie te kunnen zetten tussen gebruikers, managers en werknemers. Managers winnen efficiëntie door snel zichtbaar te hebben wat er moet gebeuren via het dashboard. De toegang tot informatie is snel, met de mogelijkheid tot filteren. Verwerking op basis van categorisering, locatie, opmerkingen en foto's zorgt voor meer efficiëntie door maximale context te geven aan de persoon die de service verleent. Ten slotte zorgt een herinneringssysteem en geautomatiseerde meldingen ervoor dat er niets wordt vergeten.

De volgende links geven details over RGPD-naleving en gebruiksvoorwaarden.

Urbest biedt configureerbare indicatoren voor het volgen van responstijden van services, voltooiingstijden en het verzamelen van gebruikerstevredenheid. Indicatoren kunnen worden gefilterd op periode, categorie, gebouw, manager, status en type verzoek. Bovendien wordt elke week een samenvattende e-mail verzonden om gebruikers eraan te herinneren welke acties moeten worden ondernomen met betrekking tot aanstaande taken, deadlines, op te volgen goedkeuringen en de evolutie van het aantal verzoeken gedurende de week. Op basis van de gevolgde trends kunnen managers zien of de werklast goed onder controle is of dat er juist sprake is van een opbouw die specifieke actie vereist. Voor de meest geavanceerde gebruikers is het mogelijk om de API's van Urbest te benutten om aangepaste weergaven van analyses te produceren, waarbij gegevens uit meerdere bronnen worden gecombineerd.

Bij het aanmaken van een taak vraagt Urbest om de locatie, een categorie en ten minste een paar woorden om te beschrijven wat er moet gebeuren. Bovendien kunnen gebruikers foto's toevoegen om nog meer context te bieden. Een foto zegt meer dan duizend woorden. Dit is een eerste stap om de communicatie te vergemakkelijken. Ten tweede profiteert elke taak van een speciale gesprekschat waarmee snel kan worden geïnteracteerd op een vriendelijke manier (in tegenstelling tot e-mail). Ten derde krijgen gebruikers meldingen over acties die invloed op hen hebben: een voltooide taak, een nieuw geüpload document, een goedkeuring om te geven... Alle informatie op één plek hebben voorkomt dat je overal naar informatie moet zoeken. En tot slot is de samenwerkingsbenadering op basis van gedeelde toegang tot gegevens een gamechanger om af te komen van vragen als 'kan ik een pdf-rapport krijgen? Kan ik een Excel-export krijgen?'. Nu krijgt de juiste persoon toegang tot de gegevens die ze nodig hebben en kan ze bekijken/werken wanneer ze maar willen.

Ja, geplande taken kunnen worden gebruikt om preventieve onderhoudsschema's te maken, evenals periodieke nalevingscontroles. Geplande taken kunnen worden gemaakt via een Excel-import of handmatig worden toegevoegd naarmate je verdergaat.

Urbest kost gemiddeld 1/1000e van de jaarlijkse huur van het gebouw of ongeveer 1% van de totale salarissen van de werknemers die het gebruiken. Daarnaast moet je rekening houden met de training, die 500€ per groep van 10 personen kost bij implementatie. Als je vanaf nul begint, moet je mogelijk een smartphone aanschaffen. We raden aan om kwaliteitstelefoons te kopen om hardwareproblemen te voorkomen en 200€ te investeren in een gereviseerde smartphone. Als gevolg van deze kosten kun je verwachten dat je 10% tot 15% van je arbeidskosten bespaart/dankzij een hogere productiviteit: meer werk gedaan in dezelfde tijd.

Onderhoudskosten zijn gratis en inbegrepen bij het abonnement. De kosten voor installatie, training en lancering bedragen ongeveer €500 voor een professionele gebruikersgroep van 5-10 personen. Jaarlijkse abonnementskosten zijn afhankelijk van de grootte van de ruimte en vertegenwoordigen over het algemeen 1 per 1000 van de huurkosten.

Ja, Urbest biedt generieke functies voor assetbeheer die kunnen worden gebruikt voor apparatuur of ook inventaris zoals een koelkast, computer... Alle gebeurtenissen met betrekking tot assets worden bijgehouden en zijn gemakkelijk vindbaar wanneer dat nodig is.

Ja, Urbest biedt functies voor werkorderbeheer waarmee je taken kunt toewijzen aan teamleden, de voortgang kunt volgen, deadlines kunt beheren en communicatie kunt vergemakkelijken. De software helpt bij het stroomlijnen en efficiënter maken van het werkorderproces.

Urbest biedt technische ondersteuning via e-mail, telefoon en chat. Het supportteam staat klaar om eventuele vragen of problemen van gebruikers aan te pakken.

Nee, er zijn geen beperkingen aan het aantal gebruikers dat Urbest kan hebben. Het kan worden aangepast aan de behoeften van zowel kleine teams als grote organisaties.

De Urbest-software ondersteunt momenteel de talen Engels, Frans en Spaans.

Ja, Urbest is beschikbaar als een cloudgebaseerde softwareoplossing.