Oprogramowanie do zarządzania utrzymaniem dla edukacji

Oprogramowanie do zarządzania utrzymaniem i usług ogólnych pozwala zarządcom obiektów śledzić wszystkie zgłoszenia użytkowników, konserwację sprzętu technicznego oraz obowiązki regulacyjne, które wiążą się z odpowiedzialnością zarządcy obiektu.Zarezerwuj demo

Gdy szkoła lub instytucja przekracza 200 uczniów lub posiada specyficzną infrastrukturę (stołówka, internat, warsztaty), konieczne staje się uporządkowanie wszystkich zadań związanych z utrzymaniem i obsługą. W sektorze prywatnym oprogramowanie CMMS jest wykorzystywane do centralizacji działań związanych z utrzymaniem. W szerszym zakresie instytucja edukacyjna musi zarządzać nie tylko utrzymaniem, ale także logistyką, usługami gastronomicznymi, konserwacją sprzętu sportowego oraz nadzorem nad dostawcami usług, organami kontrolnymi, a także współpracą z organami nadzoru w sprawach dotyczących dużych remontów, mieszkań pracowniczych czy komisji ds. bezpieczeństwa.

W tym kontekście

Najczęstsze problemy związane z usługami ogólnymi w instytucjach edukacyjnych

Osoby zgłaszające usterki nie wiedzą, do kogo się zwrócić

Ustalenie, do kogo należy zgłosić usterkę, bywa skomplikowane i wymaga odwiedzania wielu biur, zanim trafi się na właściwą osobę. Wiele osób rezygnuje z prób zgłoszenia problemu, ponieważ nie wiedzą, z kim się skontaktować. Zespoły techniczne są zasypywane zgłoszeniami, co uniemożliwia ustalanie priorytetów pracy.

Brak przejrzystości w pracy dostawców usług i rozbieżności między umową a realizacją

Umowa między firmą a instytucją przewiduje określoną liczbę wizyt rocznie w zależności od zakresu konserwacji i inspekcji wymaganych dla zarządzania majątkiem. Na przykład technik odpowiedzialny za ogrzewanie może mieć zaplanowaną jedną wizytę miesięcznie, a firma ochroniarska może przeprowadzać kontrolę systemów przeciwpożarowych dwa razy do roku.

Umowa to jedno, a rzeczywistość często odbiega od założeń: wizyty są rzadsze, czasem pomijane, interwencje nie są realizowane, a dokumenty giną. Może to prowadzić do poważnych problemów związanych z utrzymaniem i odpowiedzialnością, np. w przypadku pożaru czy awarii budynku.

Wysoka rotacja pracowników i brak informacji w przypadku ich nieobecności

Rekrutacja w sektorze utrzymania obiektów i usług jest trudna ze względu na warunki pracy i wynagrodzenia. W 2024 roku sektor ten zajmuje 5. miejsce wśród zawodów, w których najtrudniej znaleźć pracowników. Problemy dotyczą także gastronomii, co stanowi dodatkowe wyzwanie dla zarządców obiektów.

W kontekście częstych zmian wśród pracowników i techników kluczowe staje się stworzenie ram do zarządzania obciążeniem pracą, ustalenia metod komunikacji oraz automatyzacji raportowania i powiadomień.

Wiele różnych formatów zgłoszeń (PDF, papier, e-mail, SMS) bez skonsolidowanego widoku i przypomnień

Zarządca obiektu musi równocześnie śledzić wiele zgłoszeń:

Prośby nauczycieli zgłaszane ustnie, e-mailem, telefonicznie lub SMS-em
Zaplanowane interwencje dostawców usług zgłaszane e-mailem, przez portale lub nawet bez wcześniejszego uprzedzenia
Listy rezerwacyjne przechowywane w raportach PDF lub w wydrukowanych kalendarzach, które są trudne do analizy

Nagromadzenie tych niestrukturyzowanych zgłoszeń sprawia, że trudno jest je śledzić. Brakuje skonsolidowanego widoku, wyszukiwania po słowach kluczowych i przypomnień (poza ręcznie ustawianymi w kalendarzu).

Długie czasy przemieszczania się na terenie obiektu

Jeśli obiekt ma dużą powierzchnię, wiele pięter lub budynków, czas spędzony na przemieszczaniu się może stanowić znaczną część dnia pracy techników czy kierowników zespołów. Wiele czasu marnuje się na powroty do biura w celu sprawdzenia dokumentów lub odbierania połączeń od współpracowników.

Mobilna aplikacja dostępna na smartfony (lub tablety) pozwala zredukować te straty czasu. Wszystkie kluczowe informacje są dostępne w telefonie: dane kontaktowe zgłaszającego, szczegóły zlecenia, zdjęcia, komentarze, a także możliwość bezpośredniej interakcji w razie potrzeby doprecyzowania zgłoszenia.

Brak informacji zwrotnej

Czy firma serwisowa wykonała prace? Czy po inspekcji pozostały jeszcze jakieś kwestie do wyjaśnienia? Czy prośba dyrektora sprzed tygodnia została zrealizowana?

To pytania, które mogą powodować stres, jeśli nie można skutecznie śledzić działań i uzyskiwać informacji zwrotnej o wykonanych (lub niewykonanych) zadaniach.

Stresujące komisje ds. bezpieczeństwa

Komisje ds. bezpieczeństwa, które odbywają się co 2-5 lat, są stresujące, jeśli nie są odpowiednio przygotowane. Brak informacji potwierdzających regularne kontrole oraz trudność w zarządzaniu dokumentacją papierową sprawiają, że ich przebieg jest problematyczny.

Korzyści z oprogramowania do konserwacji i usług dla edukacji

Globalne menu usług dla konserwacji i administracji

Teraz można obyć się bez e-maila lub telefonu alarmowego, korzystając z globalnej aplikacji, która staje się jednym portalem do zgłaszania zapotrzebowania na usługi związane z bezpieczeństwem, IT, logistyką, meblami, czystością...

Użytkownicy przechodzą przez menu kategorii, które bezpośrednio przekazuje zgłoszenie do odpowiedniego działu.

Planowanie zadań

Możliwe jest przewidywanie interwencji dostawców usług poprzez sporządzanie i udostępnianie wszystkich zadań do wykonania w ramach umowy. Instytucja ma taką samą widoczność jak klient, jak i jego dostawca usług. Umowa będzie zatem obejmować zaplanowane interwencje w zakresie zarządzania majątkiem i infrastrukturą (od 2 do 20 w zależności od wielkości umowy).

Przykład planowania interwencji

W przypadku zarządzania sprzętem zadania są automatycznie tworzone w regularnych odstępach czasu wraz z instrukcjami dotyczącymi konserwacji. Informacje są udostępniane między kierownikiem obiektu a jego dostawcą usług. Dopóki zgłoszenie nie zostanie oznaczone jako rozwiązane, z komentarzem i ewentualnie zdjęciem, kierownik obiektu wie, że praca nie została wykonana lub nie dostarczono wymaganych informacji.

Dostawcy usług mogą mieć własny dostęp z widocznością dotyczącą kategorii usług, które ich dotyczą. Dostęp jest przyznawany według lokalizacji i kategorii usług.

Strukturyzacja ram pracy

Urbest zapewnia kierownikom obiektów:

Jasny proces zgłaszania usług i bezpośrednie kierowanie zgłoszeń do odpowiednich zespołów.

Listę powtarzających się działań do śledzenia, nawet jeśli kierownik jest na urlopie, zwolnieniu lekarskim lub po prostu nieobecny.

Zautomatyzowane raportowanie, które ostrzega kierowników i pozwala przewidzieć nagromadzenie pracy, zapewniając, że zadania zawsze postępują z tygodnia na tydzień.

Automatyczne przypomnienia o ważnych zadaniach.

Podsumowując, oprogramowanie, które strukturyzuje wymianę informacji, znacznie zmniejsza ryzyko utraty kluczowych pracowników posiadających całą operacyjną wiedzę. Dzięki przygotowanym wcześniej procesom i strukturze zadań nowi pracownicy mogą szybko odnaleźć się i być operacyjni od pierwszych dni pracy.

Centralizacja zgłoszeń, zaplanowanych interwencji i rezerw

Na szczęście cyfryzacja przynosi uproszczenie poprzez centralizację zadań, które zwykle są rozproszone. Koniec z poszukiwaniami w skrzynkach e-mailowych w celu odnalezienia pliku PDF lub Excel. Teraz można przewidywać i mieć w jednym miejscu przejrzysty widok na wszystkie działania związane z zarządzaniem obiektem, sprzętem oraz zgłoszeniami użytkowników.

Mobilność i korzystanie z aplikacji mobilnej do konserwacji

Agent lub technik z aplikacją mobilną oszczędza czas dzięki:

Szybkiemu dostępowi do szczegółów interwencji w ciągu kilku sekund (krótsze czasy połączenia i mniej kliknięć).

Alertom w czasie rzeczywistym po otrzymaniu zgłoszenia z możliwością natychmiastowej interwencji, jeśli znajduje się w pobliżu (redukcja niepotrzebnych podróży).

Możliwości robienia zdjęć i podsumowywania komentarzy w formie pisemnej lub za pomocą dyktafonu, co przyspiesza raportowanie interwencji.

W końcowym rozrachunku mobilność z aplikacją pozwala zaoszczędzić od 10% do 20% całkowitego czasu poświęcanego na interwencje. Procent oszczędności zależy od tego, czy przechodzimy z całkowicie papierowego/procesu e-mailowego, czy też używane były już narzędzia cyfrowe (Google Sheets, stare oprogramowanie).

Śledzenie interwencji

Współdzielone oprogramowanie do konserwacji pozwala śledzić postęp prac według statusu. Możesz zdecydować, czy chcesz otrzymywać powiadomienia o postępie zadań. Dzięki temu możliwe jest uzyskanie potwierdzenia interwencji lub walidacji usługi do realizacji płatności faktury.

Zaletą platformy współdzielonej jest również to, że wnioskodawca może śledzić postęp swojego zgłoszenia i natychmiast otrzymuje powiadomienie, gdy zgłoszenie jest w toku lub zakończone.

Dzięki temu systemowi nie trzeba już wysyłać e-maili z przypomnieniami do współpracowników ani doświadczać stresu i frustracji z powodu zadań przeciągających się przez tygodnie czy nawet miesiące.

Dobrze zorganizowana i łatwo dostępna informacja cyfrowa

Jeśli możesz udostępnić dostęp do współdzielonej aplikacji śledzącej weryfikacje i działania, które podjąłeś, komisja ds. bezpieczeństwa powinna przebiegać bezproblemowo.

Każda osoba kontaktowa może sprawdzić, co ją interesuje: ryzyko pożarowe, procedury, sprzęt sportowy, raporty dostawców usług... Oto przykład w formie listy kontrolnej.

Oprócz tych weryfikacji możesz załączać przydatne dokumenty do konsultacji, jak w systemie EDM. Dodatkowo możesz dodawać instrukcje/rekomendacje po komisji lub sugestie zatwierdzonych dostawców w formie planów działania.

Get started in less than 30 minutes

See features Zarezerwuj demo

Wdrożenie oprogramowania do zarządzania utrzymaniem ruchu

Wdrożenie zazwyczaj odbywa się w 2 spotkaniach, a następnie regularnych interakcjach w celu optymalizacji zarządzania technicznego:

Określenie strategicznego zakresu i usług

Pierwsza sesja z zespołem zarządzającym w celu zrozumienia procesów obsługi zgłoszeń. Spotkanie to pozwala na zdefiniowanie menu kategorii i zidentyfikowanie agentów lub firm, które będą obsługiwać usługi.

Szkolenie kluczowych użytkowników

Druga sesja szkoleniowa dla różnych zespołów i techników.

Komunikacja do użytkowników

Trzeci etap to rozpoczęcie komunikacji do użytkowników, którzy będą składać zgłoszenia.

Ciągłe doskonalenie

Ciągłe wsparcie i pomoc przez cały okres użytkowania z monitorowaniem zaangażowania klienta.

FAQ

Jaka jest różnica między CMMS a oprogramowaniem do konserwacji?

CMMS oznacza Computerized Maintenance Management System. Historycznie CMMS były dostępne tylko na komputerach, ale od 2015 roku istnieją również aplikacje mobilne CMMS na smartfony i tablety. Obecnie różnica polega na tym, że platformy współdzielone do konserwacji i usług obejmują szerszy zakres niż samo zarządzanie konserwacją i majątkiem, włączając logistykę, czystość i usługi gastronomiczne.

Jakie są możliwości integracji i interoperacyjności z CMMS?

Oprogramowanie do zarządzania konserwacją w edukacji może również integrować się z katalogami użytkowników, takimi jak Educonnect lub katalog władz lokalnych bądź prywatnych instytucji. Takie integracje pozwalają na szybsze wdrażanie użytkowników, ponieważ nie muszą oni tworzyć haseł i zabezpieczać dostępu. W zakresie zużycia energii możliwe jest połączenie z platformami zarządzania energią, które generują alerty i bezpośrednio przekazują je do pulpitu monitorowania zadań. Wreszcie, nowoczesne narzędzia, takie jak Urbest, posiadają interfejsy API i mogą łączyć się z systemami zarządzania nieruchomościami w celu synchronizacji danych dotyczących konserwacji lub zarządzania majątkiem z bazą danych nieruchomości.

Jak zorganizować zarządzanie majątkiem instytucji?

Zarządzanie majątkiem obejmuje monitorowanie sprzętu, takiego jak kotły, windy, drzwi automatyczne, wentylacja, gaśnice, hydranty przeciwpożarowe... Zarządzanie majątkiem generuje więc interwencje, które należy śledzić, ponieważ istnieją albo zalecenia producenta dotyczące częstotliwości konserwacji sprzętu, albo obowiązki prawne wymagające monitorowania obiektów w regularnych odstępach czasu.Po sporządzeniu inwentarza sprzętu instytucji konieczne jest określenie powtarzających się zadań związanych z każdym zasobem. W tym momencie aplikacja do współpracy w zakresie konserwacji ujawnia swoją moc, centralizując zadania i przygotowując przyszłe obciążenie pracą. Po wprowadzeniu zaplanowane zadania automatycznie pojawią się na pulpicie zespołu konserwacyjnego. Po ich zakończeniu instytucja ma archiwum, do którego może łatwo uzyskać dostęp i udostępniać je innym podmiotom, takim jak władze lokalne czy organy kontrolne.Jeśli nie wiesz, od których zaplanowanych zadań zacząć, poproś zespół Urbest o model 100 interwencji konserwacyjnych.

Rozpocznij w mniej niż 30 minut

Demo zawiera:

Pytania i odpowiedzi
Dostosowanie pierwszego budynku
Bezpłatna 30-dniowa wersja próbna