Software de Manutenção para Educação

Um software de manutenção e serviços gerais permite que gestores de instalações acompanhem todas as solicitações dos usuários, a manutenção de equipamentos técnicos e as obrigações regulatórias que envolvem a responsabilidade de um gestor de instalações.Agendar uma Demonstração

Assim que um grupo escolar ou instituição ultrapassa 200 alunos ou possui infraestrutura específica (cantina, dormitório, oficina), torna-se necessário estruturar todas as tarefas de manutenção e serviços. No setor privado, o software CMMS é utilizado para centralizar as ações de manutenção. De forma mais ampla, uma instituição de ensino deve gerenciar a manutenção, assim como logística, serviço de alimentação, manutenção de equipamentos esportivos e monitoramento de prestadores de serviços, órgãos de inspeção, sem mencionar as interações com a autoridade supervisora para grandes obras, habitação de funcionários ou comissões de segurança.

Nesse contexto, uma

Os Problemas Mais Comuns nos Serviços Gerais das Instituições de Ensino

Solicitantes de serviços não sabem com quem entrar em contato

Saber com quem entrar em contato pode parecer um verdadeiro desafio, indo de escritório em escritório até encontrar a pessoa certa. Pessoas que precisam solicitar um serviço, como manutenção, acabam desistindo porque não sabem a quem recorrer. As equipes de manutenção são solicitadas a todo momento, tornando impossível priorizar o trabalho.

Falta de visibilidade sobre o trabalho dos prestadores de serviço e discrepância entre contrato e serviço entregue

Um contrato entre uma empresa e uma instituição prevê um determinado número de visitas por ano, dependendo da manutenção ou inspeções necessárias para a gestão de ativos. Por exemplo, um técnico de aquecimento precisará realizar uma intervenção por mês. Uma empresa de segurança virá duas vezes por ano para verificar os sistemas de prevenção contra incêndios.

O contrato define a teoria, mas a prática pode ser diferente, com visitas menos frequentes ou até esquecidas, intervenções não realizadas ou documentos que se perdem. Isso pode causar sérios problemas de manutenção ou responsabilidade em caso de incêndio ou falhas na infraestrutura.

Alta rotatividade e falta de informações na ausência de funcionários

O recrutamento é difícil no setor de manutenção e serviços devido às oportunidades de trabalho e salários. Em 2024, o setor de manutenção predial está entre os cinco que mais enfrentam dificuldades para contratar. Sem falar nas cozinhas e no serviço de alimentação, que também representam um grande desafio para os gestores de instalações.

Nesse cenário de constante mudança entre agentes e técnicos, torna-se essencial estabelecer um sistema de gestão de carga de trabalho, modos de interação e automação de relatórios e notificações.

Múltiplas interfaces (PDF, papel, e-mail, SMS) sem visão consolidada ou lembretes

Um gestor de instalações deve lidar com diversas tarefas para monitorar:

Solicitações de professores feitas verbalmente, por e-mail, telefone ou SMS
Intervenções programadas com prestadores de serviços que chegam por e-mail, por portais ou até inesperadamente quando o prestador aparece
Listas de reservas compiladas em relatórios em PDF ou impressões de calendário difíceis de utilizar

A acumulação dessas tarefas não estruturadas se torna difícil de acompanhar. A visibilidade não é consolidada. É impossível pesquisar por palavras-chave. Geralmente, não há lembretes, exceto aqueles criados manualmente no calendário.

Altos tempos de deslocamento dentro da instalação

Quando um local tem grande área, vários andares ou muitos edifícios, o deslocamento pode ocupar uma parte significativa do dia de um técnico ou líder de equipe. O tempo perdido indo e voltando para o escritório para consultar um documento ou estar acessível aos colegas é considerável.

Um aplicativo móvel disponível em smartphones (ou tablets) ajuda a reduzir essa perda de tempo. Informações essenciais para a execução de uma intervenção são centralizadas e facilmente acessíveis no telefone. Um técnico pode ter diretamente o contato da pessoa que fez a solicitação, detalhes com fotos, comentários e até interagir com o solicitante para esclarecer dúvidas.

Falta de acompanhamento

Minha empresa veio realizar o serviço? Ainda há pendências a resolver após a visita do órgão de inspeção? O pedido do diretor da semana passada foi atendido?

Essas são questões que podem surgir e gerar estresse quando não há um rastreamento eficiente das ações e, principalmente, um retorno sobre o que foi feito (ou não).

Comissões de segurança estressantes

As comissões de segurança, que ocorrem a cada 2 a 5 anos, são bastante estressantes se não forem bem preparadas. Isso se traduz na falta de informações para comprovar que as verificações regulares foram realizadas. Arquivos em papel também podem ser difíceis de acompanhar, devido ao número de inspeções a serem feitas e aos diferentes formatos em que os prestadores de serviços ou agentes registram suas intervenções.

Os Benefícios do Software de Manutenção e Serviços para a Educação

Um menu global de serviços para manutenção e administração

Agora é possível dispensar o uso de e-mail ou telefone de plantão ao contar com uma aplicação global que se torna um portal único para solicitar serviços de segurança, TI, logística, mobiliário, limpeza...

Os utilizadores passam por um menu de categorias que direciona automaticamente o pedido para o serviço correspondente.

Planeamento de tarefas

É possível antecipar as intervenções dos prestadores de serviço, listando e partilhando todas as tarefas a serem realizadas num contrato. A instituição tem a mesma visibilidade que o cliente e o seu prestador de serviço. Um contrato dará origem a intervenções planeadas para a gestão de ativos e infraestruturas (entre 2 e 20, dependendo do tamanho do contrato).

Exemplo de planeamento de intervenções

Para a gestão de equipamentos, as tarefas são criadas automaticamente em intervalos regulares com instruções de manutenção a serem realizadas. As informações são partilhadas entre um gestor de instalações e o seu prestador de serviço. Enquanto o pedido não for marcado como resolvido com um comentário e, possivelmente, uma foto, o gestor sabe que o trabalho ainda não foi feito ou que informações necessárias não foram fornecidas.

Os prestadores de serviço podem ter o seu próprio acesso, com visibilidade apenas para a categoria de serviço que lhes diz respeito. O acesso é concedido de acordo com os locais e categorias de serviço.

Estruturação do ambiente de trabalho

O Urbest oferece aos gestores de instalações:

Um processo claro para solicitar serviços e direcionamento direto para as equipas certas.

A lista de ações recorrentes a seguir, mesmo se o gestor estiver de férias, de baixa médica ou ausente.

Relatórios automatizados para alertar gestores, antecipar acumulação de trabalho e garantir que as tarefas progridam semanalmente.

Lembretes automáticos para tarefas importantes.

Em resumo, um software que estrutura as interações reduz significativamente o risco de perder funcionários críticos que possuem todo o conhecimento operacional. Com processos e estruturação de tarefas preparados antecipadamente, novos colaboradores encontram rapidamente o seu caminho e tornam-se operacionais desde os primeiros dias de trabalho.

Centralização de pedidos, intervenções planeadas e reservas

Felizmente, o digital está aqui para simplificar a centralização de tarefas que normalmente estariam dispersas. Acabaram-se as buscas intermináveis em caixas de e-mail para encontrar um PDF ou um Excel. Agora é possível antecipar e ter, num único local, uma visão clara de tudo o que precisa ser feito para a gestão de instalações, gestão de equipamentos e todos os pedidos dos utilizadores.

Mobilidade e utilização de aplicação móvel para manutenção

Um agente ou técnico com uma aplicação móvel economiza tempo graças a:

Acesso rápido em segundos aos detalhes das intervenções (menos tempo de ligação e menos cliques).

Alertas em tempo real quando um pedido chega, permitindo intervenção imediata se estiver nas proximidades (redução de deslocações desnecessárias).

Captura de fotos e comentários resumidos por escrito ou através de gravação de voz para agilizar os relatórios das intervenções.

No final, a mobilidade com a aplicação economiza entre 10% e 20% do tempo total gasto em intervenções. A percentagem varia dependendo da transição de um processo totalmente em papel/e-mail ou se já existiam ferramentas digitais (Google Sheets, software antigo).

Rastreabilidade das intervenções

Um software de manutenção colaborativo permite acompanhar o progresso do trabalho por status. Pode optar por ser notificado ou não quando uma tarefa avança. Isso possibilita obter comprovativos de intervenção ou validação de serviço para processar pagamentos de faturas.

Um ponto positivo de uma plataforma colaborativa é que o solicitante também pode acompanhar o progresso e é notificado instantaneamente quando o seu pedido está em andamento ou resolvido.

Com este modo de funcionamento, acabam-se os e-mails de acompanhamento dos colegas e os períodos de stress e frustração porque certas tarefas demoraram semanas ou até meses.

Informação digital bem organizada e de fácil acesso

Se puder partilhar acesso a uma aplicação colaborativa que rastreia verificações e ações realizadas, a sua comissão de segurança será muito mais simples.

Cada um dos seus contactos pode consultar o que lhe interessa: risco de incêndio, procedimentos, equipamentos desportivos, relatórios dos prestadores de serviço... Eis um exemplo em forma de checklist.

Além destas verificações, pode anexar documentos úteis para consulta, como num sistema de gestão documental (EDM). Como bónus, pode incluir instruções/recomendações após uma comissão ou sugestões aprovadas dos prestadores de serviço sob a forma de planos de ação.

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Implantação de um software de manutenção

A implantação é geralmente feita em 2 reuniões, seguidas de interações regulares para otimizar a gestão técnica:

Definição do escopo estratégico e serviços

Uma primeira sessão com a equipe de gestão para entender os processos de tratamento de pedidos. Esta reunião permite definir um menu de categorização e identificar os agentes ou empresas que tratarão os serviços.

Treinamento de usuários-chave

Uma segunda sessão de treinamento para as diferentes equipes e agentes técnicos.

Comunicação para os usuários

A terceira etapa é iniciar a comunicação para os usuários que farão pedidos.

Melhoria contínua

Suporte e assistência contínuos durante o uso com monitoramento do engajamento do cliente.

FAQ

Qual a diferença entre CMMS e software de manutenção?

CMMS significa Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado (Computerized Maintenance Management System). Historicamente, os CMMS eram todos em computadores, mas desde 2015 também estão disponíveis em aplicações móveis com acesso em smartphones ou tablets. A diferença agora é com plataformas colaborativas para manutenção e serviços, que abrangem um escopo mais amplo do que apenas manutenção e gestão de ativos, incluindo logística, limpeza e serviços de alimentação.

Que integração e interoperabilidade existem com um CMMS?

O software de manutenção para a educação também pode integrar-se com diretórios de utilizadores como Educonnect ou diretórios de instituições públicas ou privadas. Essas integrações permitem um onboarding mais rápido dos utilizadores, sem a necessidade de criar senhas e acessos seguros. No que diz respeito ao consumo de energia, é possível ligar-se a plataformas de gestão energética que enviam alertas diretamente para alimentar o painel de monitorização de tarefas. Por fim, ferramentas modernas como o Urbest têm APIs e podem conectar-se a ferramentas de gestão patrimonial para sincronizar dados de manutenção e gestão de ativos com bases de dados imobiliárias.

Como organizar a gestão de ativos de uma instituição?

A gestão de ativos envolve o acompanhamento de equipamentos como caldeiras, elevadores, portas automáticas, ventilação, extintores, hidrantes... A gestão de ativos gera intervenções que devem ser monitorizadas, pois podem existir recomendações dos fabricantes sobre a frequência de manutenção dos equipamentos ou obrigações legais que exigem monitorização periódica.Após fazer um inventário dos equipamentos da instituição, é necessário listar as tarefas recorrentes associadas a cada ativo. É aqui que uma aplicação colaborativa de manutenção se torna útil para centralizar e preparar a carga de trabalho futura. Uma vez registadas, as tarefas planeadas aparecerão automaticamente no painel de controlo da equipa de manutenção. Quando concluídas, a instituição terá arquivos facilmente consultáveis e partilháveis com entidades como a autoridade local ou órgãos de inspeção.Se não souber quais tarefas planeadas iniciar, peça à equipa do Urbest o modelo de 100 intervenções de manutenção.

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