Logiciel de maintenance pour l’éducation
Un logiciel de maintenance et des services généraux permet aux gestionnaires d’établissement de suivre toutes les demandes des utilisateurs, l’entretien technique des équipements et les obligations réglementaires qui engagent la responsabilité d’un chef d’établissement.Réserver une démo
Dès qu’un groupe scolaire ou un établissement dépasse 200 élèves ou détient des infrastructures spécifiques (cantine, internat, atelier), il devient nécessaire de structurer toutes les tâches à faire pour la maintenance et les services. Dans le secteur privé, les logiciels dit de GMAO servent à centraliser les actions de maintenance. De manière plus large, un établissement scolaire doit traiter la maintenance mais aussi la logistique, la restauration, l’entretien des équipements sportif et le suivi des prestataires, des bureaux de contrôle sans compter les interactions avec la collectivité de tutelle pour les gros travaux, les logements de fonction ou les commissions de sécurité.
Dans ce contexte, une application collaborative pour la maintenance et les services permet de centraliser les demandes entre utilisateurs (enseignant, vie scolaire, administration), les agents et prestataires qui traitent les demandes et les superviseurs d’équipes généralement gestionnaire, intendant et responsable technique.
Les problèmes de services généraux les plus fréquents d’un établissement scolaire
Les demandeurs de services ne savent pas à qui s’adresser
Savoir à qui s’adresser relève parfois du parcours du combattant en passant de bureau en bureau jusqu’à trouver le bon interlocuteur. La personne qui veut demander un service comme la maintenance abandonne rapidement car elle ne sait pas à qui s’adresser. Les équipes de maintenance sont sollicitées n’importe quand et il devient impossible de prioriser le travail.
Manque de visibilité sur le travail des prestataires et écart entre le contrat et ce qui est réalisé
Un contrat entre une entreprise et un établissement prévoit un certain nombre de passages par an selon la maintenance ou les contrôles à réaliser pour la gestion d’actifs. Par exemple, un chauffagiste sera amené à réaliser une intervention par mois. Une entreprise de sécurité viendra deux fois par an pour vérifier les systèmes anti-incendies.
Le contrat donne la théorie mais la pratique est parfois différente avec des passages qui sont moins fréquents voire des oublis et des interventions qui ne sont pas faites ou des documents qui se perdent. Cela peut poser de sérieux problèmes de maintenance ou de responsabilités en cas d’incendie ou de problèmes sur les bâtiments.
Vous avez du turnover et un manque d’information en l’absence d’ employés
Les recrutements sont difficiles dans le secteur de la maintenance et des services compte tenu des opportunités de travail et des salaires. En 2024, le secteur de l’entretien de locaux est en 5ème position des métiers qui peinent le plus à recruter. Sans compter les cuisines et la restauration qui sont aussi un casse-tête pour les gestionnaires d’établissements.
Dans ce contexte de changement permanents des agents et techniciens, il devient critique de mettre en place un cadre pour la gestion de la charge de travail, des modes d’interactions et l’automatisation de reportings et des notifications.
Une multiplicité d’interface PDF, papier, email, SMS sans vue consolidée ni rappel
Un gestionnaire d’établissement doit jongler entre plein de tâches à suivre:
- Les demandes des enseignants qui arrivent oralement, par email, téléphone ou SMS
- Les interventions planifiées avec des prestataires qui arrivent par email, depuis des portails ou même à l’improviste quand le prestataire débarque
- Les levées de réserves qui sont compilés dans des rapports pdf ou des impressions de calendrier et qui sont difficiles à exploiter
L’accumulation de toutes ces tâches non structurées devient très difficile à suivre. La visibilité n’est pas consolidée. Il est impossible de faire des recherches par mots clés. On n’a généralement pas de rappels sauf à les créer un par un dans son calendrier.
Des temps de déplacements élevés dans l’établissement
Dès qu’un site est étendu en surface, en étages ou en nombre de bâtiments, les déplacements peuvent prendre une part importante dans la journée d’un technicien ou d’un chef d’équipe. Le temps perdu à faire des aller-retours à son bureau pour consulter un document ou pour être joignable par des collègues est non négligeable.
Une application mobile disponible sur smartphone (ou tablette) permet de contrer ces pertes de temps. Les informations utiles pour traiter une intervention sont centralisées et disponible facilement sur le téléphone. Un technicien peut directement avoir le contact de la personne qui fait une demande, le détail avec des photos, des commentaires et même interagir avec le demandeur s’il y a besoin d’apporter des clarifications.
Absence de retour d’information
Est-ce que mon entreprise est bien passée pour réaliser les travaux ? Est-ce que j’ai encore des réserves à lever après le passage de mon bureau de contrôle ? Est-ce que la demande du directeur de la semaine dernière à bien été traitée ?
Autant de questions qui peuvent vous arriver et vous stresser alors qu’il est possible de tracer efficacement des actions et surtout d’avoir le retour d’information sur ce qui a été fait (ou pas).
Des commissions de sécurité stressantes
Les commissions de sécurité qui arrivent tous les 2 à 5 ans sont assez stressantes si l’on est mal préparé. Cela se traduit par un manque d’information pour prouver que des vérifications régulières ont été faites. Des archives papiers peuvent aussi être difficile à suivre vu le nombre de contrôles à faire et les différents formats avec lesquels des prestataires ou des agents interviennent.
Les avantages d’un logiciel de maintenance et de services pour l’éducation
Un menu global de service pour la maintenance et l’administrationIl est aujourd’hui possible de se passer d’email ou de téléphone d’astreinte en ayant une application globale qui devient un portail unique pour demander des services de sécurité, d’informatique, de logistique, de mobilier, de propreté...
Les utilisateurs passent par un menu de catégorie qui partage directement la demande avec le service concerné.
Une planification des tâches à réaliserIl est possible d’anticiper les interventions des prestataires en listant et partageant l’ensemble des tâches à faire dans un contrat. L’établissement a la même visibilité en tant que client que son prestataire. Un contrat va donc donner naissance à des interventions planifiées pour la gestion d’actifs et des infrastructures (entre 2 et 20 selon la taille des contrats).
Exemple de planification d’interventions
Pour la gestion d’équipements, les tâches se crée automatiquement à intervalles réguliers avec les instructions de la maintenance à réaliser. Les informations sont partagées entre un gestionnaire d’établissement et son prestataire. Tant que la demande n’est pas marquée comme résolu avec un commentaire et éventuellement une photo, le gestionnaire d’établissement sait que le travail n’a pas été fait ou que les informations à produire n’ont pas été produites.
Les prestataires peuvent avoir leur propre accès avec une visibilité sur la catégorie de service qui les concerne. Les accès se font selon les sites et la catégorie de prestations.
Structuration du cadre de travailUrbest apporte aux gestionnaires d’établissement:
Un process clair pour demander un service et un dispatching direct aux bonnes équipes.
La liste des actions récurrentes à suivre même si le responsable est en vacances, en arrêt maladie ou tout simplement parti.
Les reportings automatisés pour alerter les gestionnaires et anticiper des charges de travail qui s’accumulent et faire en sorte que les tâches à faire progressent toujours d’une semaine sur l’autre.
Des rappels automatiques pour les tâches importantes.
En résumé, un logiciel qui structure les échanges permet d’atténuer considérablement le risque de perte d'employés critiques qui ont tout le savoir opérationnel dans leurs têtes. Avec des process et une structuration des tâches préparée à l’avance, vous pouvez faire en sorte que les nouveaux arrivants prennent rapidement leurs marques et soient opérationnels dès leurs premières journées de travail.
Centralisation de demandes, d’interventions planifiées et de réserves
Heureusement, le digital est là pour apporter une simplification en centralisant les tâches qui sont d’habitude éparpillées. Fini les recherches spéléologiques dans les boites mail pour trouver un pdf ou un excel. Il est désormais possible d’anticiper et d’avoir dans un seul endroit une vue claire sur tout ce qu’il y a à faire pour la gestion des établissements, la gestion d’équipements et toutes les demandes utilisateurs.
Mobilité et usage d’application mobile pour la maintenanceUn agent ou technicien avec une application mobile gagne du temps grâce à:
L’accès rapide en quelques secondes au détail d’une intervention (réduction des temps de connexions et du nombre de clics).
L’alerte en temps réel quand une demande arrive avec la possibilité d’intervenir tout de suite si c’est à côté (réduction des déplacements inutiles).
La prise de photo et les commentaires de synthèse par écrit ou avec dictaphone pour accélérer les comptes rendus d’interventions.
Au final, la mobilité avec application fait gagner entre 10% et 20% de temps sur le total du temps passé à faire des interventions. Le pourcentage varie selon que l’on bascule d’un process totalement papier/email ou bien si l’on avait déjà des outils digitaux (Google sheet, logiciel ancien).
Une traçabilité des interventionsUn logiciel de maintenance collaboratif permet de suivre la progression du travail par statut. Vous pouvez choisir d’être notifié ou pas lorsqu’une tâche progresse. Cela permet d’obtenir des quitus d’intervention ou des validations de service fait pour pouvoir mettre une facture en paiement.
Point positif d’une plateforme collaborative, le demandeur peut aussi avoir accès à la progression et se fait notifier instantanément lorsque sa demande est en cours ou bien lorsqu’elle est résolue.
Avec ce mode de fonctionnement, fini les emails de relance des collègues ou les phases de stress et d’énervement parce que certaines tâches ont trainées des semaines voire des mois.
Des informations digitales bien rangées et facile d’accèsSi vous êtes capable de partager des accès à une application collaborative qui trace les vérifications et les actions que vous avez faites, votre commission de sécurité devrait être une promenade de santé.
Chacun de vos interlocuteurs pourra regarder ce qui l’intéresse : risque incendie, procédures, équipements sportifs, rapports des prestataires… En voici un exemple dans une check-list.
En complément de ces vérifications, vous pouvez joindre les documents utiles à consulter comme dans une GED. En bonus, vous pouvez mettre sous forme de plan d’actions les instructions/recommandations à l’issue d’une commission ou les suggestions des prestataires agréées.
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Déploiement d’un logiciel de maintenance
Les modalités de déploiement se font généralement en 2 réunions suivies d’interactions régulières pour optimiser la gestion technique:
1
Définition du périmètre stratégique et des services
Une première session avec l’équipe de gestion pour comprendre les processus de traitement de demande. Cette réunion permet de définir un menu de catégorie et d’identifier les agents ou les entreprises qui traiteront les services.
2
Formation des utilisateurs clés
Une deuxième session de formation des différentes équipes et agents techniques.
3
Communication aux utilisateurs
Une troisième étape consiste à lancer la communication aux utilisateurs qui feront des demandes.
4
Amélioration continue
Support et assistance en continu tout au long de l’utilisation avec suivi de l’engagement client.
FAQ
GMAO est l’acronyme pour Gestion Maintenance Assisté par Ordinateur. Historiquement, les GMAO étaient toutes sur ordinateur mais depuis 2015, les GMAO sont aussi sur application mobile avec des accès sur smartphones ou tablettes. La différence se fait maintenant avec les plateforme collaborative pour la maintenance et les services qui couvrent un champ d’application plus large que la maintenance et la gestion d’actifs en incluant la logistique, la propreté, la restauration.
Quelle intégration et interopérabilité avec une GMAO ?
Les logiciels de maintenance pour l’éducation peuvent aussi s’intégrer avec des annuaires d’utilisateurs comme Educonnect ou l’annuaire d’une collectivité ou d’un établissement privé. Ces intégrations permettent une montée à bord plus rapide des utilisateurs comme ils n’ont pas à créer de mot de passe et une sécurisation des accès. Concernant les consommations d’énergie, il est possible de faire des liens avec des plateformes d’énergie management qui font des alertes pour les déverser directement dans le tableau de bord de suivi des tâches. Enfin, les outils modernes comme Urbest disposent d’APIs et peuvent se connecter à des outils de gestion patrimoniale pour synchroniser les données de maintenance ou de gestion d’actifs avec une base immobilier.Comment s’organiser pour la gestion d’actifs d’un établissement ?
La gestion d’actifs consiste à suivre des équipements comme les chaudières, les montes-charges, les portes automatiques, ventilation, extincteurs, poteaux incendies… La gestion d’actifs est donc génératrice d’intervention à suivre car il y aura soit des préconisations des fabricants sur la fréquence à laquelle un équipement doit être entretenu, soit des obligations légales qui obligent de surveiller des objets à intervalles réguliers.Après avoir fait un inventaire des équipements de l’établissement, il convient de lister les tâches récurrentes associées à chaque actif. C’est là où une application collaborative pour la maintenance apporte sa puissance pour centraliser et préparer la charge de travail future. Une fois renseignée, les tâches planifiées arriveront toute seule dans le tableau de bord pour l’équipe de maintenance. Une fois terminée, l’établissement dispose d’archive qu’il peut consulter facilement et partager avec d’autres personnes comme la collectivité ou un bureau de contrôle.Si vous ne savez pas par quelles tâches planifiées commencer, demander le modèle des 100 interventions d’entretien à l’équipe Urbest.
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La démo comprend :
- Questions et réponses
- Le paramétrage de votre patrimoine ou bâtiment
- Une période d’essai de 30 jours