Application de suivi de tâches pour une collectivité locale
Urbest permet de planifier et organiser la maintenance et les services de l'ensemble des bâtiments de la région.
4,9/5
de satisfaction et une valorisation des équipes
100%
Adoption utilisateur
30%
Gain de réactivité
16000+ demandes
Des données liquides et utilisables pour prévoir les travaux
Principe de fonctionnement
1
Création de demande
Un agent signale un problème et crée une demande sur Urbest. Les questions sont traitées par messagerie. Les interventions peuvent être planifiées.
2
Affectation
Le gestionnaire décide de la suite à donner et contrôle les opérations, valide les devis si besoin.
3
Intervention
Le technicien reçoit les demandes à traiter et mets à jours la progression.
Genèse du projet
Analyse du fonctionnement d'un lycée
Les demandes d’intervention techniques sont signalées par les enseignants sur des cahiers
Les délais d’intervention ne sont pas pilotés puisqu’il n’y a pas de données
Aucune procédure ne permet de s’assurer du bon traitement des demandes
Difficulté de suivi global de l’activité d’entretien bâtimentaire
Globalement, en dépit de l’engagement des équipes techniques et de la volonté du gestionnaire, le niveau de satisfaction des usagers (enseignants, personnels, élèves) de l’établissement est contrasté.
En cause: l’absence de dispositif permettant de suivre facilement les demandes, de piloter les interventions et d’optimiser les moyens – autant de besoins qui sont la vocation même d’Urbest.
La Région a souhaité tester dans un premier temps la plateforme Urbest dans un environnement de bureaux, pour juger des fonctionnalités et de l’ergonomie de la plateforme.
Après 24 mois d’usage
Phasage de déploiement
Expérimentation
Bureaux Test à Rouen mai – nov 2018Le test a été concluant et a conduit au déploiement en autonomie par la Région sur les bureaux de Caen (Abbaye, bureaux, garages, logements de fonction).
Validation
Bureaux de Caen - 2019L’ensemble des bureaux de la Région sont équipés (36,000m²).
Connection avec GLPI pour l'informatique.
Extension
Services additionnels - 2020-2021Les retours d’expériences ont validés la réactivité d’Urbest, la capacité à tracer les actions engagées et à mieux communiquer.
La Région est dans les meilleures dispositions pour étendre Urbest à des services additionnels.
Et le meilleur reste à venir
Pour les contrôles fréquents ou réglementaires
Créez et choisissez les icônes de services pour votre organisation
Suivez précisément le temps passé par vos prestataires
Vos listes de vérifications selon vos désirs
Validez, facturez et payez facilement des petits montants avec Urbest
L'avis des utilisateurs
BenoîtModernisation et PerformanceLes agents peuvent déclarer facilement un souci technique (ex : une ampoule HS, une fuite d’eau, …) avec photo à l’appui si besoin. Grâce à Urbest, ils déclarent aussitôt les dysfonctionnements et les interventions des équipes internes de maintenance sont ainsi plus rapides.
SébastienResponsable de siteJe n'ai jamais résolu une demande aussi vite. Nos équipes ont été en mesure de prendre en main l’outil de manière immédiate après une simple présentation.